Eine digitale Beteiligungsplattform einzurichten ist keine leichte Aufgabe. Sie erfordert die Festlegung klarer Ziele, das Jonglieren von Fristen und die Koordination mit verschiedenen Akteuren und Interessengruppen, die auch außerhalb der Verwaltung angesiedelt sind. Eine effiziente interne Organisation ist daher der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Bemühungen um die Einbindung Ihrer Bürger:innen und stellt dennoch eine der größten Herausforderungen für viele Kommunalverwaltungen dar.
Schritt 1 der digitalen Beteiligung: Die richtigen Leute an den Tisch holen
Die Anzahl der Beteiligten hängt von der Größe Ihres Partizipationsprojektes und/oder Ihres Rates ab. Für jede Plattform oder jedes Projekt wird es notwendig sein, mindestens mit den folgenden Akteuren/Akteurinnen zusammenzuarbeiten:
- Politische Entscheidungsträger:innen: Es muss politischer Wille und Unterstützung vorhanden sein. Die Bürgermeisterin oder der Stadtrat muss nicht aktiv an der Umsetzung der Plattform beteiligt sein, sollte sich aber des Aspekts der Beteiligung bewusst sein und diesen mittragen. Da das Ziel einer Beteiligungsplattform darin besteht, Einfluss auf die lokale Politik und Entscheidungsfindung zu nehmen, müssen die politischen Entscheidungsträger:innen bereit sein, auf den Input der Bürger und Bürgerinnen zu hören.
- Projektleitung: Eine Person, die den Überblick über das Projekt und/oder die Plattform behält und ausdrücklich dafür verantwortlich ist, die politischen Entscheidungsträger:innen über die Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.
- Kommunikationsleitung: Die Beteiligungsplattform muss in die breitere Kommunikationsstrategie eingebettet und in die bestehenden Kommunikationskanäle eingebunden werden, damit Bürger und Bürgerinnen von der Plattform erfahren.
- IT-Begleitung: Was ist technisch auf Ihrer Plattform möglich? Besonders dann, wenn Sie mit einer hausinternen Plattform arbeiten, muss jemand im Team die Funktionalitäten und Möglichkeiten kennen, um den reibungslosen internen Betrieb zu gewährleisten. Wenn Sie mit einem Partner arbeiten, ist technisches Fachwissen für die Plattform nicht notwendig, kann aber dennoch hilfreich sein, um sicherzustellen, dass sie sich gut in bestehende Systeme integrieren lässt.
Schritt 2 Ihrer digitalen Beteiligungsplattform: Teamübergreifende Erwartungen festlegen
Gehen Sie davon aus, dass Ihre Partizipationsbemühungen die Arbeit mehrerer Teams und Abteilungen berühren werden. Und selbst wenn dies nicht der Fall ist, wird sich Ihr Vorhaben sicherlich auf mehrere Rollen innerhalb des eigenen Teams auswirken. Um also erfolgreich zu sein, müssen Sie Folgendes tun:
- Definieren Sie Ziele: Der erste Schritt besteht darin, Ihre Ziele festzulegen und relevante Metriken zu wählen, um den Erfolg zu messen. Zielt das Projekt darauf ab, viele Stimmen einzuholen? Soll eine bestimmte Altersgruppe angesprochen werden? Und wie soll dies gemessen werden?
- Vereinbaren Sie wichtige Termine: So bleiben die Dinge am Laufen. Wir empfehlen auch, einige dieser Termine auf der Plattform zu teilen, um Ihrer Gemeinde gegenüber klare Erwartungen zu formulieren.
- Erstellung eines Kommunikationsplans: Wer ist für die Kommunikation mit der Verwaltung zuständig? Es sollte eine ausreichende Koordination zwischen dem Team, das für die Plattformen verantwortlich ist, und den Abteilungen, die für die Projekte zuständig sind, stattfinden. Aber auch: Wie (oft) werden Sie auf die Ideen der Bürger und Bürgerinnen auf der Plattform reagieren? Wann und wie werden Sie Ergebnisse oder Neuigkeiten mitteilen?
Schritt 3 Ihrer digitalen Bürger:innenbeteiligung: Learning by doing
Ja, es ist wichtig, sich Zeit zu nehmen, sich zusammenzusetzen und die einzelnen Bausteine zu diskutieren und festzulegen. Aber lassen Sie sich auch darauf ein, dass Bürger:innenbeteiligung auch aus Versuchen und Irrtümern besteht – im Sinne von Probieren geht über Studieren. Es ist in Ordnung, Ihrer Verwaltung Zeit zu geben, sich an diese neuen Prozesse zu gewöhnen. Sobald die übergreifenden Ziele, Rollen und Terminvorgaben festgelegt sind, ist es an der Zeit, sich zu trauen und das Vorhaben in die Tat umzusetzen.
Die niederländische Gemeinde Texel begann bewusst klein mit ihrer Bürger:innenbeteiligung, um einen reibungslosen internen Prozess zu gewährleisten, und führte Kurzumfragen zu ihrer Umweltpolitik durch. Schon in der Anfangsphase zeigte die Plattform eine starke interne Zusammenarbeit: Der stellvertretende Bürgermeister und Ratsmitglied Edo Kooiman war aktiv beteiligt und unterstützte die Kommunikationsbemühungen, um das Bewusstsein für die Plattform in der Gemeinde zu erhöhen.
Das Kommunikationsteam warb auch für die Plattform, indem es Videos, Bilder und Tweets über den Prozess auf den Social Media Kanälen von Texel teilte. Dass die Bürger und Bürgerinnen nun beginnen können, Ideen zu teilen, wurde als Aufhänger für neue Kommunikationskampagnen genutzt. Alles in allem verdeutlichen diese Praktiken den Einsatz und die interne Abstimmung einer Vielzahl von Akteuren.
Wir waren der Meinung, dass die Versprechen, die die Beteiligungsplattform den Bürgern und Bürgerinnen gab, unbedingt eingehalten werden mussten. Deshalb haben wir uns entschieden, zunächst eine Plattform ohne Anfängerfehler zu schaffen. Jetzt, wo sich alle mit der Plattform wohlfühlen, haben wir die nächste Phase begonnen: Die Bürger:innen können ihre Ideen mitteilen und mit uns und untereinander ins Gespräch kommen. In der ersten Phase haben wir sie nur gebeten, die von uns vorgeschlagenen Ideen zu kommentieren.
Linda Dinkelman, Kommunikationsberaterin von Texel
Lernen Sie noch mehr von bereits gemachten Erfahrungen anderer Verwaltungen:
- Der Beginner’s Guide für digitale Bürgerbeteiligung Mit diesem Leitfaden möchten wir Anfängern wie erfahrenen Praktikerinnen die Grundlagen zur digitalen Bürger:innenbeteiligung vermitteln.
