Om ervoor te zorgen dat burgerparticipatie zowel succesvol als zinvol is, heb je de volledige en voortdurende steun van alle niveaus binnen je community nodig. Dat geldt voor je team en het bredere bestuur, maar ook voor je inwoners. Het draait erom een echte participatiecultuur te gaan ontwikkelen binnen je stad of gemeente. Dat klinkt misschien intimiderend, maar zal je op de lange termijn heel wat tijd, geld en energie besparen.
Burgerparticipatie wordt steeds meer als een noodzakelijke besluitvormingsmethode beschouwd. De Vlaamse regering zette zelf een grootschalig participatieproject op om de Mobiliteitsvisie 2040 vorm te geven, en ondersteunt met de Gemeente Zonder Gemeentehuis-campagne lokale overheden die inzetten op digitalisering en participatie. Burgerparticipatie wordt zo stilaan een vereiste om meer inclusieve en betrokken community’s te creëren. Een participatiecultuur ontwikkelen doe je dus beter vandaag dan morgen.
Hoe zorg je voor een participatiecultuur binnen je community?
Participatie is niet langer een fijne bonus, maar een echte must have. Dit zijn de 5 stappen die je kan volgen om binnen je community aan een participatiecultuur te werken.
Stap 1: Zorg voor interne eensgezindheid en een toegewijd supportteam
Een digitaal participatieplatform opzetten en beheren kan heel wat tijd in beslag nemen, en zal regelmatige overeenstemming vereisen met de verschillende betrokkenen binnen je team. Maar dit is nodig om op de lange termijn eensgezindheid te creëren. Hoe meer jullie als team in staat zijn om de waarde van participatie te bespreken en uit te dragen, hoe groter de kans dat jullie inspanningen het gewenste doel zullen bereiken.
Hier vind je enkele tips om interne steun voor je participatieproject te verzamelen:
- Koppel participatie aan de belangrijkste doelstellingen en prioriteiten van je team en organisatie. Als je dit goed doet, zal participatie het werk dat je sowieso elke dag verzet voor je community alleen maar versterken. Er is zoveel dat je met participatie kan bereiken—niet alleen om het leven van je inwoners te verbeteren, maar ook het jouwe.
- Identificeer de potentiële uitdagingen die participatie met zich mee kan brengen en bedenk alvast eventuele oplossingen. In de naam van transparantie de deur openzetten voor feedback zal sowieso risico’s en weerstand met zich meebrengen, maar dat is niets waar een lokale overheid nooit eerder mee te maken heeft gehad. Als je voorbereid bent op eventuele uitdagingen en zowel je collega’s als je inwoners kan tonen dat je oplossingen klaar hebt, zal dat veel vertrouwen en steun opleveren.
- Ga op zoek naar voorbeelden van steden of gemeenten die vergelijkbaar zijn met je eigen community. Zo kan je duidelijk aantonen welke waarde participatie echt kan hebben binnen je stad of gemeente. Met voorbeelden uit de echte wereld breng je participatie op een begrijpbare manier tot leven, van het potentiële aantal inwoners dat je zou kunnen bereiken tot de directe impact die participatie kan hebben op het beleid.
Stap 2: Bepaal kerndoelen, verwachtingen en participatiemethodes, en wijs een participatieverantwoordelijke en/of -team aan
Eens je de goedkeuring van je team hebt gekregen, werk dan samen om duidelijke, meetbare en haalbare doelen te stellen. Stel jezelf de volgende vragen:
- Wat hoop je precies te bereiken?
- Hoe ga je de dialoog aan met je gemeenschap?
- Van wie wil je precies horen? Naar welk soort feedback ben je op zoek?
- Hoe zal je de verzamelde gegevens analyseren en gebruiken om de besluitvorming te beïnvloeden?
- Welke methodes ga je gebruiken om inwoners voortdurend betrokken te houden?
Toen de stad Oudenaarde haar digitale participatieplatform lanceerde, legde het bestuur intern de juiste kaders vast. Dat is natuurlijk broodnodig om feedback te kunnen verzamelen en beoordelen. “Als je van tevoren vastlegt wat de kaders zijn, of aan welke richtlijnen de gemeente zich moet houden, elimineer je teleurstellingen,” zegt Jelle Didier, Diensthoofd Communicatie van de stad. Oudenaarde heeft ondertussen heel wat verschillende projecten op het platform staan, waaronder een burgerbegroting en een project voor een nieuw circulatieplan.
Stap 3: Start langzaam en weloverwogen, met één project tegelijk
Door klein en doordacht te beginnen ontwikkel je een duidelijke en holistische aanpak die de fundering zal leggen voor je lokale participatiecultuur— of je nu kiest voor een digitaal participatieplatform of een andere methode. Het is makkelijk om ontmoedigd te raken wanneer je tijd en moeite stopt in een spannend initiatief dat niets oplevert, en het is net zo makkelijk om de steun van belangrijke betrokkenen te verliezen als er geen resultaten komen. Dit kan je voorkomen door weloverwogen te werk te gaan bij je eerste project:
- Kies een project waarvan je weet dat het een hoge prioriteit heeft voor een groot deel van je inwoners. Door een onderwerp te kiezen waar iedereen om geeft, zoals mobiliteit of groenere ruimtes, kan je mensen makkelijker motiveren om zelf betrokken te raken. Eens je hen over de eerste horde hebt gekregen, bijvoorbeeld door zich aan te melden op een participatieplatform, is het een stuk makkelijker om hen te blijven betrekken bij zowel nieuwe als lopende projecten.
- Bereik je community waar ze zijn. Als je de huidige participatiecultuur—of het gebrek daaraan—binnen je community begrijpt, kan je de mogelijkheden en beperkingen van eventuele nieuwe participatiemethodes ook beter bepalen. Of je nu voor digitale of offline methodes kiest, je zal je participatiecultuur niet van de ene dag op de andere drastisch kunnen veranderen. Het is dan ook belangrijk om de huidige situatie in kaart te brengen, inclusief de bestaande gebreken. Zo kan je lacunes opvullen en bepaalde groepen bereiken die anders misschien niet gehoord zouden worden. Dat maakt je beleid uiteindelijk een stuk inclusiever en representatiever voor de behoeften van de hele gemeenschap.
- Ontwikkel een duidelijk communicatieplan om je bestaande participatiestrategie te versterken en verbeteren. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, maar om je communityleden te betrekken moet je hen wel weten te bereiken. Je hebt een bestaande communicatiestrategie en je hebt je participatiedoelstellingen bepaald, dus ligt er al heel wat op tafel. Wees proactief in hoe je deze doelen naar buiten brengt. Sociale media, papieren flyers in scholen of een lanceringsvideo kunnen allemaal kanalen zijn om over je project te communiceren en bij te dragen aan je lokale participatiecultuur.
Stap 4: Onderhoud positieve betrokkenheid, zowel intern als extern, door voortdurend updates te geven over de besproken projecten
Verwerk de feedback die je krijgt van je community in datagestuurde rapporten en koppel de resultaten terug naar je deelnemers. Zo zien ze de directe invloed van hun participatie op specifieke beleidsmaatregelen of beslissingen, en weten ze dat hun inbreng oprecht gewaardeerd en gebruikt werd. Bovendien is het belangrijk om het succes van je participatieproject voortdurend met je team en stakeholders te blijven delen, zodat ze hun steun voor het initiatief behouden. Uiteindelijk is een participatiecultuur het resultaat van de voortdurende betrokkenheid en het enthousiasme van alle betrokken partijen, en is dit wat zal leiden tot een meer participatieve overheid.
Stap 5: Laat de projecten maar komen.
Na de eerste successen van je participatie-initiatieven bouw je best op dat momentum verder. Een sterke participatiecultuur zal nooit het resultaat zijn van één project, en dus is het belangrijk om voortdurend nieuwe projecten en participatiemogelijkheden te publiceren. Een van de kerndoelen van een participatieplatform is bijvoorbeeld om inwoners een centrale, vertrouwde plek te bieden om informatie te vinden. Om ervoor te zorgen dat ze terugkomen, moet je je initiatieven blijven promoten en nieuwe mogelijkheden creëren om mee te bouwen aan het beleid.
Een digitaal participatieplatform kan een sleutelrol spelen bij het ontwikkelen van een participatiecultuur. Benieuwd? Ontdek vandaag nog hoe CitizenLab je kan helpen.