Immer mehr Kommunalverwaltungen binden ihre Gemeindemitglieder in die Entscheidungsfindung ein. Ob es darum geht, das Vertrauen zu stärken oder eine inklusivere Politik zu schaffen – die Beteiligung der Bürger:innen ist zu einem zentralen Bestandteil der Kommunalverwaltung geworden. Wir haben festgestellt, dass digitale Beteiligung mit CitizenLab im Durchschnitt zu einer 12-fach höheren Partizipation führt. Damit die Kommunalverwaltungen gut aufgestellt sind, sind kommunale Partizipationsbeauftragte (alternativ: Engagement-Teams oder Partizipatinsteams) im Einsatz.
Was ist ein Partizipationsteam?
Partizipationsteams tragen dazu bei, dass Kommunalverwaltungen über eine eigene Kapazität für die Arbeit im Bereich der Bürger:innenbeteiligung verfügen. Dabei geht es z.B. darum, mit Fachwissen zu unterstützen. Beauftragte für Bürger:innenbeteiligung spielen oft eine zentrale Rolle zwischen verschiedenen Interessengruppen, bauen Beziehungen zu Gemeindemitgliedern und lokalen Gruppen auf, setzen sich intern für eine weitreichende Übernahme von Beteiligungsprinzipien in den Verwaltungsstrukturen ein und koordinieren die Kommunikation zwischen Bevölkerung und Regierungsvertreter:innen.
Neben dem Management so vieler interner und externer Stakeholder-Beziehungen sind die Mitglieder des Partizipationsteams in der Regel auch damit betraut, stadtweite Pläne für die Bürger:innenbeteiligung zu erstellen, zu verwalten und schlussendlich umzusetzen.
Angesichts dieser Fülle an Verantwortlichkeiten liegt es auf der Hand, dass Kommunalverwaltungen mit kompetenten Projektmitarbeitenden einen deutlichen Wettbewerbsvorteil gegenüber den Verwaltungen haben, die ihre Beteiligungsprojekte ad-hoc durchführen.
Der Wettbewerbsvorteil von Partizipationsteams
Erstmal vorweg: Was genau ist ein Wettbewerbsvorteil? Im öffentlichen Sektor wird ein Wettbewerbsvorteil in der Regel an den Fähigkeiten und Ressourcen gemessen, die die Effizienz und Reaktionsfähigkeit der (öffentlichen) Dienste verbessern. Wie im vorigen Abschnitt erläutert, kann der Wettbewerbsvorteil kompetenter Partizipationsbeauftragter darin bestehen:
- eine neutrale und vermittelnde Rolle zwischen den verschiedenen Interessengruppen einzunehmen, die für eine erfolgreiche Beteiligung erforderlich sind – konkret: Anwohner:innen, Interessengruppen, gewählte Vertreter:innen und andere.
- als ‘Wachposten’ zu fungieren und damit einen verständlichen Informationsfluss zwischen Teams und Abteilungen sowie zwischen der Kommunalverwaltung und ihren Bürger:innen zu gewährleisten.
- Fachwissen für einen strategischeren Ansatz zur Einbindung der Bürger:innen mit den richtigen Beteiligungsmethoden und -prozessen einzubringen.
- auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen verschiedenen Arten von Beteiligungsprojekten zu achten – z.B. eine gute Balance zwischen leichteren und ernsteren Projekten.
- Netzwerke zu Vermittler:innen in verschiedenen Gemeindebereichen zu nutzen
(z. B. Stadtplanung oder Sozialarbeit). - Rechenschaft abzulegen und die qualitative Umsetzung aller Beteiligten sicherzustellen – einschließlich der Partizipationsvision und des Aufstiegs auf der Partizipationsleiter, wo dies möglich ist.
Da Partizipationsteams eine zentralen Rolle spielen tragen sie dazu bei, dass die Beteiligung kontinuierlich, in hohem Maße partizipativ, wirklich inklusiv und reaktionsfähig ist.
Was aber, wenn Sie nicht über die Kapazität oder die finanziellen Mittel verfügen, um ein Team für Bürger:innenbeteiligung auf die Beine zu stellen?
In Newham, einem der größten und vielfältigsten Stadtteile Londons, ist die Beteiligung der Bürger:innen ein kontinuierlicher Prozess, da die Führung des Bezirks die partizipative Demokratie in den Vordergrund stellt. Mit einem Partizipationsteam hat Newham große, erfolgreiche Beteiligungsprojekte durchgeführt – von einem 4,1 Millionen Pfund teuren Stadtplanungsprojekt bis hin zu groß angelegten Gemeindeversammlungen.
Was Sie tun können, wenn Sie keine Partizipationsbeauftragten haben
Wenn Sie kein engagiertes Partizipationsteam haben, kann es schwierig sein, sich intern zu koordinieren und Beteiligung in Ihre täglichen Aufgaben zu verankern. Es ist jedoch immer noch möglich, (gute) Beteiligungsinitiativen durchzuführen. Dafür ist es wichtig, sich intern abteilungsübergreifend zu organisieren und sorgfältig zu planen.
Auch ist wichtig, dass die mit der Beteiligung betrauten Teammitglieder so weit wie möglich einige ihrer anderen Aufgaben delegieren können um so mehr Fokus auf die Beteiligungsarbeit legen zu können. Hier sind einige unserer weiteren Tipps für Kommunalverwaltungen, die Beteiligungsprojekte ohne ein eigenes Team durchführen möchten:
- Formulieren Sie von Anfang an klare Ziele und Fristen, und kommunizieren Sie diese intern, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.
- Planen Sie proaktiv für einige der Herausforderungen, die ohne ein zentrales Team zur Verwaltung von Beteiligungsmaßnahmen auftreten könnten.
- Koordinieren Sie Zuständigkeiten zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen.
- Ziehen Sie in diesem Zusammenhang in Betracht, eine Arbeitsgruppe zu bilden, die sich aus Personen verschiedener Teams/Abteilungen zusammensetzt, um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten (diese Personen werden auch Ihre internen Vermittler:innen für die Beteiligung in der Gemeinschaft sein).
- Planen Sie eine Möglichkeit, andere Kolleg:innen über Ihre Engagement-Initiativen auf dem Laufenden zu halten, z. B. durch einen internen Newsletter.
- Versuchen Sie, Konflikte frühzeitig zu erkennen und zwischen den Beteiligten zu delegieren, damit sie sich nicht auf Ihren Zeitplan und Ihre Abläufe auswirken.
- Sorgen Sie dafür, dass Beteiligung als ein kontinuierlicher Prozess verinnerlicht wird und nicht als etwas, das man einfach abhaken kann.
- Tauschen Sie Erfahrungen und Erkenntnisse aus Ihren Beteiligungsinitiativen aus, um den Prozess für künftige Beteiligungsmethoden/Projekte in verschiedenen Abteilungen zu unterstützen.
- Halten Sie Feedbackschleifen offen, sprich – geben Sie regelmäßig transparente Rückmeldungen; sowohl intern als auch mit den Mitgliedern Ihrer Gemeinschaft.
Die Stadtverwaltung von Den Helder in den Niederlanden verfügte über kein eigenes Engagement-Team. Stattdessen richtete sie eine Arbeitsgruppe ein, die sich alle zwei Wochen trifft. Mit dieser Methode konnte man „schnell zwischen den Abteilungen wechseln und gleichzeitig überall Botschafter:innen schaffen, die Projekte vorschlagen und die Beteiligungsplattform bei Kolleg:innen bekannt machen können, die nicht an der Arbeitsgruppe teilnehmen“, sagt Steven de Groot, Plattform-Manager der Beteiligungsplattform von Den Helder.
Erste Schritte zur (digitalen) Bürger:innenbeteiligung
An welchem Punkt Sie sich mit Ihren Beteiligungsvorhaben für die Gemeinschaft auch befinden mögen, der Schlüssel ist: Fangen Sie irgendwo an. Digitale Ressourcen können Ihnen bei der Umsetzung helfen. Kommunalverwaltungen, die mit CitizenLab zusammenarbeiten, konnten feststellen, dass sie 55 Prozent weniger Zeit für die Analyse und Berichterstattung ihrer Beteiligungsergebnisse aufwenden müssen. Stattdessen sind sie in der Lage, die eingesparte Zeit für eine kontinuierliche Beteiligung mit den Bürger:innen zu nutzen.
