Als het platform volledig operationeel is, krijg je hopelijk veel reacties. Omdat inwoners de tijd nemen om het platform te bezoeken en hun ideeën te delen, is het natuurlijk belangrijk dat je als overheid snel genoeg reageert en de input daadwerkelijk gebruikt. Communiceer daarom altijd wat er gebeurt met de input die op het platform wordt gegeven. Dit helpt om een vertrouwensrelatie met de inwoners op te bouwen.
Wat houdt de opvolging bij participatieprojecten in?
Voor de goede orde: het opvolgen van een idee hoeft niet noodzakelijkerwijs te betekenen dat een idee wordt uitgevoerd. Wees niet bang om “nee” te zeggen als een suggestie niet past bij de strategie of het budget van jullie organisatie. Deel de redenering hierachter altijd wel op een transparantie manier via het platform, zodat inwoners snappen waarom een idee niet verder wordt opgepakt. Burgerparticipatie gaat niet over het uitvoeren van elk (populair) idee op het platform; het gaat over het aangaan van een dialoog met inwoners over welke ideeën kunnen bijdragen aan de gemeenschap.
Drie tips voor jullie organisatie om input beter op te volgen
Hieronder lees je over lokale overheden die de input van hun inwoners implementeren bij het maken van hun plannen:
- Committeer je aan het geven van feedback: laat inwoners zich gehoord voelen door te reageren op hun ideeën. Bij grote aantallen is dit misschien moeilijk, maar niet onmogelijk. De Vlaamse stad Leuven bewijst dat het kan, zolang er maar voldoende politieke wil is. Na het verzamelen van 2.331 ideeën van inwoners voor het strategisch meerjarenplan, gaf de administratie in de loop van één zomer een antwoord op 96% van deze ideeën. Afhankelijk van de grootte van jullie team is dit mogelijk niet haalbaar, maar het is wel een geweldige manier om een dialoog en relatie met inwoners op te bouwen. Breng voor de start van het project in elk geval in kaart wie verantwoordelijk is voor het regelen van deze opvolging, zodat je als organisatie in ieder geval reageert op de populaire ideeën. Zo laat je zien dat je deze ideeën meeneemt in de beleidsbeslissingen.
- Benut de beschikbare technologie: Het enorme voordeel van een digitaal platform is dat technologie je kan helpen om inzichten te halen uit een grote hoeveelheid gegevens. De beschikbare technologie kan per platform, maar bij CitizenLab werken we met Natural Language Processing (NLP). NLP-technologie clustert gedeelde ideeën en reacties en geeft beleidsmakers inzicht in overkoepelende trends. Zo hielp deze technologie de Belgische Youth4Climate beweging om 1.700 ideeën te groeperen in 15 prioriteiten op het gebied van klimaatactie. Die 15 prioriteiten kon de beweging overzichtelijk delen met politici.
- Deel beleidsbeslissingen: de allerbelangrijkste terugkoppeling is natuurlijk het resultaat van een project – en het uiteindelijke beleid. Overheden onderschatten het belang hiervan, maar als het lukt om op een bondige en aantrekkelijke manier resultaten te delen, zal dit enorme impact hebben op het aantal inwoners dat deelneemt aan een volgend project. Maak resultaten dus toegankelijk, geef duidelijk aan hoe participatie het beleid heeft beïnvloed en probeer beleidsacties te visualiseren. Door deze informatie tastbaarder te maken, zullen inwoners het resultaat beter begrijpen en onthouden. Dit vergroot bovendien de kans dat de inwoners een beleidsbeslissing steunen.
