Het opzetten van een participatieplatform is geen kleinigheid. Als regering moet je duidelijke doelen formuleren, deadlines hanteren en goed coördineren tussen verschillende belanghebbenden, waarvan sommigen zich buiten de overheid bevinden. Een efficiënte interne organisatie is de sleutel tot het slagen van een project. En laat dit nu net één van de lastigste uitdagingen zijn voor veel overheden.
Stap 1: Zet de juiste mensen aan tafel
Hoeveel mensen binnen de organisatie betrokken zijn, varieert op basis van de omvang van het participatieproject en de omvang van jullie gemeente. Bij elk participatieplatform heb je in ieder geval de volgende partijen nodig:
- Beleidsmaker: er moet sprake zijn van politieke wil en ondersteuning. De burgemeester of een gemeenteraadslid hoeft niet actief betrokken te zijn bij de implementatie van het platform, maar moet wel op de hoogte zijn van het project. Aangezien het doel van een participatieplatform is om lokale besluitvorming te beïnvloeden, moeten beleidsmakers bereid zijn om te luisteren naar de inspraak van burgers.
- Projectmanager: iemand die het overzicht bewaart over het project of platform en de verantwoordelijkheid heeft om beleidsmakers op de hoogte te houden van de ontwikkelingen.
- Communicatiemanager: het participatieplatform moet onderdeel uitmaken van de bredere communicatiestrategie en dus ook gepromoot worden via de bestaande communicatiekanalen. Met behulp van de juiste communicatie worden inwoners beter en vaker gestimuleerd om te participeren.
- IT-manager: wat is er technisch gezien allemaal mogelijk op het platform? Ongeacht of je zelf een platform bouwt of met een partner werkt, moet er altijd iemand in het team op de hoogte zijn van de functionaliteiten en technische mogelijkheden op het platform.
Stap 2: Onderlinge verwachtingen
Er is een grote kans dat je inspanningen voor burgerparticipatie invloed hebben op verschillende teams en afdelingen. En als dat niet het geval is, zullen ze zeker impact hebben op verschillende rollen binnen je team. Om succes te behalen is daarom het volgende belangrijk:
- Definieer doelstellingen: De eerste stap is het bepalen van gezamenlijke doelstellingen en het kiezen van relevante meetinstrumenten voor het vastleggen van de vooruitgang. Is het doel van het project om zoveel mogelijk inwoners te bereiken? Of om een specifieke leeftijdsgroep te betrekken? En hoe meet je dit?
- Maak afspraken over belangrijke deadlines: dit zorgt ervoor dat het project blijft draaien. Het is zelfs verstandig om deze data, indien mogelijk, ook te delen op het platform. Zo schep je voor inwoners duidelijke verwachtingen.
- Communicatie: Wie communiceert met het bestuur? Er moet genoeg coördinatie zijn tussen het team dat verantwoordelijk is voor het platform en de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de participatieprojecten. Wie is verantwoordelijk voor het beheer van het platform? Hoe wordt het platform onder de aandacht gebracht? Hoe (vaak) reageren jullie op de ideeën van inwoners op het platform? Hoe worden resultaten en updates gedeeld?
Stap 3: Al doende leer je
Het is essentieel om tijd vrij te maken en deze aspecten te bespreken, maar uiteindelijk moeten jullie ook gewoon de handen uit de mouwen steken. Burgerparticipatie betekent vallen en opstaan, dus geef jezelf als overheid ook de tijd om aan deze nieuwe processen te wennen. Als de overkoepelende doelstellingen, rollen en deadlines zijn vastgesteld, is het tijd om het te gaan proberen.
De Nederlandse gemeente Texel begon met ‘flitspeilingen’ bewust eenvoudig, om zo het interne proces soepel te laten verlopen. In een vroeg stadium toonde het platform al een sterke interne samenwerking: de locoburgemeester en wethouder Edo Kooiman waren actief betrokken en hielpen bij de communicatie-inspanningen om inwoners bewust te maken van het platform.
Het communicatieteam promootte het platform ook door foto’s, video’s en tweets over het proces te delen op de Texelse sociale media. Bovendien gebruikte het communicatieteam de volgende fase van het platform ook om nieuwe campagnes te lanceren. Deze acties tonen de betrokkenheid en interne afstemming van de diverse mensen binnen de organisatie.
“Wij vonden het belangrijk om de verwachtingen van inwoners over het participatieplatform TexelSpreekt waar te kunnen maken: een goed werkend platform zonder beginnersfoutjes. Nu het eenmaal loopt, kijken we uit naar de volgende fase. In deze nieuwe fase kunnen inwoners wél ideeën aanleveren en daadwerkelijk met elkaar én ons in dialoog gaan.”
“Collega-gemeenten vertelden ons dat het goed werkt om inwoners gericht om ideeën te vragen, binnen een bepaald thema. De ideeën worden daardoor concreter. Het voordeel is bovendien dat het voor medewerkers binnen het gemeentehuis zo beter behapbaar wordt om op ideeën te reageren. We zien de volgende fase dus als een doorstart van TexelSpreekt. We brengen het platform straks ook weer extra onder de aandacht, om Texelaars enthousiast te maken om hun ideeën en reacties op TexelSpreekt te laten horen.’’ – Linda Dinkelman, communicatieadviseur van de gemeente Texel
