Hoe een participatieteam lokale overheden op voorsprong zet

Steeds meer lokale overheden betrekken hun inwoners en andere stakeholders bij de lokale besluitvorming. Digitale burgerparticipatie is een centraal onderdeel geworden van het lokale bestuur, zowel om het vertrouwen te versterken als om inclusief beleid te creëren. Bovendien leidt online participatie via CitizenLab gemiddeld tot twaalf keer zoveel participatie – en dat zorgt voor breder gedragen beleid. Toegewijde participatieteams kunnen lokale overheden ondersteunen om die digitale shift op een succesvolle manier te volbrengen.

Maar wat is een participatieteam eigenlijk?

Participatieteams zorgen ervoor dat lokale overheden over de capaciteit en expertise beschikken om participatieprojecten op te starten en in goede banen te leiden. Vaak spelen deze teams een centrale rol tussen de verschillende betrokkenen.

Bijvoorbeeld door het gesprek aan te gaan met inwoners en lokale groepen, intern te zorgen dat bij alle afdelingen participatie top of mind is en door de communicatie tussen inwoners en hun vertegenwoordigers te stroomlijnen. Naast het beheren van al die interne en externe relaties houden participatieteams zich vaak ook bezig met het opmaken, plannen en uitvoeren van stedelijke participatieplannen.

Als we zien hoeveel verantwoordelijkheden deze participatieteams op zich nemen, is het geen verrassing dat lokale overheden met zo’n team een voorsprong hebben op overheden die hun projecten ad hoc uitvoeren.

Het concurrentievoordeel van een participatieteam

Ten eerste: wat betekent het om concurrentievoordeel te hebben? In de publieke sector bepaal je dit meestal aan de hand van welke skills en middelen de (publieke) dienstverlening efficiënter en slagvaardiger maken. Zoals we in het vorige punt al aanhaalden, kan het concurrentievoordeel van een toegewijd participatieteam helpen om:

Een bemiddelende rol te spelen tussen alle partijen die nodig zijn voor een succesvol participatieproject: lokale burgers, belangengroepen, ambtenaren, enzovoort.
Erover te waken dat de informatiestromen consistent blijven, zowel tussen teams en afdelingen als tussen de lokale overheid en inwoners.
Een strategische, door expertise onderbouwde aanpak te formuleren, die de juiste participatiemethoden en -processen benut.
Voor een goed evenwicht te zorgen tussen zowel ludieke als serieuze projecten.
Hun netwerk van lokale ambassadeurs in verschillende domeinen (zoals stedenbouw of sociaal werk) zo goed mogelijk te raadplegen.
Zich te profileren als verantwoordingspartner en er zo voor te zorgen dat woorden in daden worden omgezet, de participatievisie wordt waargemaakt en dat er steeds wordt gestreefd om hoger op de participatieladder te klimmen.

Door hun gecentraliseerde rol kunnen participatieteams ervoor zorgen dat participatie echt doorlopend, participatief, inclusief en responsief is.

Maar wat als je niet het vermogen of de middelen hebt om zo’n participatieteam samen te stellen?

In Newham, een van de grootste en meest diverse wijken in Londen, zet het lokale bestuur alles in op participatieve democratie. Participatie is daar een doorlopend proces geworden. Met een toegewijd bewonersbetrokkenheid- en participatieteam heeft Newham grote, succesvolle projecten in goede banen geleid, van een planningsproject van £ 4,1 miljoen tot grootschalige burgerraden.

Wat je kunt doen als je geen participatieteam hebt

When you don’t have a committed engagement team, it can be hard to coordinate internally and fit engagement into your

Als je geen toegewijd participatieteam hebt, kan het moeilijk zijn om intern te coördineren en burgerparticipatie in te passen in je dagelijkse verantwoordelijkheden. Maar het is ook zonder team mogelijk om (sterke) participatie-initiatieven op te zetten. Dat doe je door nauwkeurig te plannen en intern over de afdelingen heen alles af te stemmen.

Het is belangrijk dat de teamleden die participatie op zich nemen enkele van hun andere taken kunnen delegeren, zodat ze meer aandacht kunnen besteden aan hun inspanningen voor de community. Meer tips om participatieprojecten uit te voeren zonder een speciaal team:

Stel vanaf het begin duidelijke doelen en deadlines, en communiceer deze intern.
Bereid je proactief voor op enkele mogelijke problemen waar je tegenaan zou kunnen lopen door het gebrek aan een centraal participatieteam.
Stem verantwoordelijkheden af met verschillende teams en afdelingen.
Overweeg om een werkgroep op te richten met mensen uit verschillende teams of afdelingen om een goede samenwerking te garanderen. Deze mensen zijn je waardevolle interne ambassadeurs.
Maak een plan om andere collega’s op de hoogte te houden van je participatie-initiatieven, bijvoorbeeld via een interne nieuwsbrief.
Probeer meningsverschillen in een vroeg stadium te signaleren en zaken goed te delegeren tussen de verschillende partijen, zodat conflicten geen invloed hebben op je tijdlijn en proces.
Maak van burgerparticipatie een zinvol en doorlopend proces, zodat het niet aanvoelt als iets wat gewoon van een lijstje moet worden afgevinkt.
Deel de lessen en inzichten van je initiatieven zodat alle afdelingen ervan kunnen leren.
Houd de feedbackmogelij k heden open, zowel intern als met inwoners.

De gemeente Den Helder had geen toegewijd participatieteam, maar liet zich daardoor niet tegenhouden. De gemeente stelde een werkgroep samen die elke twee weken samenkomt. “Zo kunnen we snel tussen afdelingen schakelen. Tegelijkertijd zorg je zo overal voor ambassadeurs die projecten kunnen voorstellen en het participatieplatform onder de aandacht brengen bij collega’s die niet aan de werkgroep deelnemen”, vertelt Steven de Groot, beheerder van het platform van Den Helder.

Van start gaan met (digitale) participatie

Waar je je ook bevindt in je participatietraject, het allerbelangrijkste is om ergens te beginnen. Digitale tools helpen je daarbij. Lokale overheden die met CitizenLab samenwerken, sparen 55% van hun tijd uit tijdens het analyseren en rapporteren van hun participatieresultaten. Die kostbare tijd besteden ze aan het opzetten van doorlopende participatieprocessen in hun lokale community’s.