Als je dit artikel leest, is de kans groot dat je burgerparticipatie een positief fenomeen vindt. Maar waar je misschien nog helemaal zeker van bent, is dat het betrekken van burgers in besluitvorming mogelijk is zonder al te veel middelen.
Dit artikel wil enkele hardnekkige mythes de wereld uithelpen. In de afgelopen jaren maakten technologische evoluties het makkelijker en efficiënter dan ooit om de input van burgers te verzamelen en verwerken.
Om dit te bewijzen duiken we in 4 voorbeelden van hoe digitale tools en tekstanalyse je kunnen helpen om een participatieproject in goede banen te leiden.
1. Technologie maakt samenwerken makkelijk
Efficiënt samenwerken, vooral tussen verschillende teams, is een dagelijkse uitdaging, en burgerparticipatieprojecten zijn op zich vrij complex van aard. De burgerinput moet vaak feedback krijgen van verschillende departementen, en overstijgt zo de bestaande organisatorische processen en beleidsdomeinen. Daardoor zijn er vormen van communicatie nodig die nieuw kunnen zijn voor jou en je collega’s.
Samenwerkingsproblemen kunnen een project in de weg staan, en dat is waarom ons platform het participatieproces zo vlot mogelijk wil laten verlopen. Elke bijdrage kan worden toegewezen aan de meest gepaste persoon binnen het bestuur. Rollen kunnen steeds evolueren en elk project heeft verschillende fases, dus kunnen ook taken doorheen de tijd veranderen. De aangewezen persoon krijgt om de zoveel tijd notificaties over de taken op z’n bord, en iedereen kan helpen met de opvolging, zodat niets door de mazen van het net kan glippen.
We begrijpen bovendien hoe vervelend het is om verschillende tools en communicatiesystemen tegelijk te moeten gebruiken. Daarom kan elke actie rechtstreeks op het platform gebeuren, en krijg je automatische notificaties en herinneringen in je inbox.
2: Technologie verbetert communicatie met burgers
Communicatie is essentieel, en dan nog vooral in participatieprocessen. Om vertrouwen te bouwen en engagement op het platform te verhogen is het belangrijk om burgers op de hoogte te houden wat er met hun ideeën gebeurt of in welke fase het project zich bevindt.
Digitale participatietools zijn er om je te helpen je stem te laten horen. Klassieke communicatiekanalen (zoals e-mail of brief) laten vaak enkel een-op-een-communicatie toe die bovendien aan een bepaald moment vasthangt. Beheerdersberichten raakten makkelijk verloren of verwijderd. Digitale tools blijven steeds zichtbaar en bereiken een groter aantal burgers.
Op het CitizenLab-platform kunnen beheerders publiekelijk reageren op alle binnenkomende burgerinput. Hun reactie wordt duidelijk onderscheiden van die van andere burgers. Ze kunnen meerdere malen reageren en houden zo de schrijver én andere deelnemers op de hoogte van wat er met de input gebeurt. Bovendien kunnen beheerders voor elke reactie kiezen welke naam er getoond wordt. Zo kan één persoon ‘verschillende rollen’ opnemen, afhankelijk van de nood, tijd en context.
3: Technologie maakt het makkelijk om inzichten te verkrijgen
Burgerinput verzamelen en beantwoorden is slechts de helft van het werk. Eens alle input binnen is moet alles nog geanalyseerd worden. Van de duizenden bijdragen moeten anekdotes van trends worden gescheiden, moet gelijkaardige input geclusterd worden en moet alles gegroepeerd worden per demografische kenmerken of locatie. Dit manueel doen vergt ongelooflijk veel tijd, en maakt het moeilijk om tot echte inzichten te komen.
We ontwikkelden onze eigen technologie om die analyse te ondersteunen.
De NLP (Natural Language Processing)-functie op het platform helpt je om het kaf van het koren te scheiden en snel naar de kern van de zaak te duiken. We helpen je om de volgende 4 vragen te beantwoorden:
- Waarover praten burgers? Zijn er specifieke trends? NLP scant alle input en groepeert gelijkaardige ideeën, waardoor je de belangrijkste thema’s in één oogopslag kan zien. Je kan inzoomen op deze clusters om ze op te delen in subcategorieën, en om te ontdekken hoe demografische kenmerken variëren per onderwerp.
- Wie is aan het woord? Wie deed wat? Wie was actief in welk proces, of geeft om welk thema? Dankzij een breed spectrum aan logische voorwaarden kan je je gebruikersbasis segmenteren. Daardoor kan je niet alleen gerichte communicatie-acties ondernemen, maar het helpt je ook om gemeenschappelijke kenmerken te ontdekken onder gebruikers die op het platform gelijkaardig gedrag vertoonden.
- Waar worden de discussies gevoerd? Aangezien mensen vaak het meest bezig zijn met zaken die zich in hun fysieke omgeving afspelen is geografische locatie een cruciaal aspect van het participatieproces. In welke wijken zijn jonge mensen het meest actief? In welke straten is mobiliteit een hot topic? NLP ontdekt automatisch bepaalde locaties of hotspots (zoals een kerk of ziekenhuis) en voegt coördinaten toe aan die input. Zo zie je alle relevante informatie op een kaart van je stad of gemeente.
- Hoe vaak engageren burgers met het platform? Vaak heb je algemene cijfers nodig om regelmatig naar zowel beleidsmakers als burgers te kunnen rapporteren. Hoeveel mensen nemen deel deze maand? Stijgt of daalt het engagement op het platform? Hoe evolueert de participatie doorheen de tijd? Jij bepaalt de voorwaarden, het ingebouwde dashboard toont je de cijfers.
4: Technologie maakt het makkelijker om te handelen naargelang je inzichten
Eens je alle informatie geanalyseerd hebt kunnen digitale tools je helpen om de bevindingen te delen met de juiste mensen, en de juiste volgende stappen te nemen.
De resultaten delen is essentieel. Aan de hand van het beheerdersdashboard op het platform kan je makkelijk infographics of grafieken maken en delen met collega’s. Zo plannen jullie makkelijk de volgende stappen, en is het makkelijk om de interne steun voor je project te versterken.
Je kan de resultaten ook delen met deelnemers door een e-mail te sturen vanuit het platform, of door een update te publiceren die alle gebruikers een notificatie stuurt. Transparantie over het project versterkt het vertrouwen, toont aan dat burgerstemmen gehoord worden en moedigt participatie in toekomstige projecten aan.
Duidelijke informatie binnen handbereik zorgt ervoor dat beheerders begrijpen wat goed werkt en wat niet. Wie heeft het platform niet bereikt? Welke vragen blijven onbeantwoord? Duiken er nieuwe vragen op? Nu is het juiste moment om te handelen! Je kan gerichte communicatiecampagnes uitsturen naar die burgers of buurten die nog niet actief betrokken zijn. Of je kan een nieuw participatieproces opstarten om een antwoord te bieden op de vragen die overblijven.
Technologie kan een erg positieve impact hebben op de relatie tussen burgers en lokale overheden. We zien dit echt als een opwaartse spiraal. Doordat er tijd bespaard wordt op het manueel verzamelen en verwerken van bijdragen, bieden digitale platformen lokale overheden meer tijd voor interactie met burgers. Bovendien maken ze het makkelijker om informatie te verkrijgen en in te zetten in de besluitvorming, wat burgers het gevoel geeft dat ze gehoord worden. En dat zorgt dan weer voor meer vertrouwen in de overheid, meer steun voor belissingen, en een hogere kans op participatie in toekomstige projecten.
Tijd om van start te gaan!
Benieuwd hoe we kunnen helpen om digitale participatie op te zetten in jouw stad of gemeente? Contacteer ons!
