Planlegging innebærer å ta beslutninger om fremtiden til våre byer, tettsteder og landsbygda. Så det sier seg selv at det er avgjørende å involvere så mange mennesker i samfunnet som mulig. Vår erfaring er at dette krever at du gjør samfunnsengasjement i lokal planlegging til en suksess. I denne artikkelen lister vi opp beste praksis og deler eksempler på effektive konsultasjoner for lokal planlegging for å få deg inspirert.

Innen kommunevalget høsten 2023 bør alle norske kommuner ha gått gjennom og evaluert kommunen sin overordnede planstrategi, for slik å være klar til å integrere nytt politisk styre sine planer og ambisjoner på en god måte innen ett år etter kommunevalget. Kommuneplanens samfunnsdel bør og evalueres, for å oppdatere hva som er oppnådd, og rådgiv nytt politisk styre på prioritering av ressurser på kort og lang sikt. De fleste norske kommuner opplever å ha enorme plan- og utviklingsbehov, og begrenset tilgang på kompetanse og kapasitet til arbeidet.

Hvorfor er digitalt samfunnsengasjement i lokal planlegging viktig?

Lokal planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel fastsetter visjoner og rammer for fremtidig utvikling av området kommende 10-20 år, og tar for seg et samfunns mange behov og muligheter. Mange komplekse utfordringer skal forsøkes løst som f.eks å sikre (nok) rimelige boliger, støtte en blomstrende lokal økonomi, og dempe og tilpasse seg klimaendringer.

Lokal planlegging er regulert og involverer lovpålagte medvirkningsprosesser. Vi anbefaler at du se innbyggermedvirkning i plan- og utviklingsprosesser som en langsiktig strategi, der du strategisk fokusert benytter alle muligheter for effektivt å bygge relasjoner med medlemmene i fellesskapet, og gjennom dette bygger tillit til ditt arbeidet.

Ved å involvere beboerne dine og kjenne deres prioriteringer, kan du bedre dele ressurser og nøyaktig se hvilken støttende infrastruktur som vil være nødvendig. Dette vil resultere i mer støtte til fremtidige utviklingsprosjekter, og en mer positiv vurdering av offentlige organers vedtak generelt.

Beste praksis for å få samfunnet ditt engasjert i lokal planlegging gjennom konsultasjoner

Den første fasen av enhver lokal plan er konsultasjon, enten det handler om en oppdatering av en eksisterende plan eller starten på en ny. Her samle en inn innspill fra samfunnet for å identifisere nøkkelprioriteringer. Vi er sikre på at du er enig i at du må engasjere et bredt antall fellesskapsmedlemmer gjennom prosessen for å forstå kompleksiteten. Det kan imidlertid vise seg vanskelig å hjelpe innbyggerne med å navigere i problemer og alternativer meningsfullt. For å motta verdifull tilbakemelding, må du få folk til å bry seg og gjøre det enkelt for dem å delta. Heldigvis er det noen måter å gjøre det på:

  • Gi kontekst. Hvorfor utarbeides denne planen? Hvorfor betyr det noe, og hva vil det endre? Å hjelpe fellesskapets medlemmer til å forstå viktigheten av beslutningene tilgjengelig vil vekke interessen deres for å bli involvert.
  • Gå visuelt. Eksperimenter med infografikk, interaktive kart, tankekart eller andre visuelle elementer når du deler informasjon. Å sikre at informasjon er enkel å behandle og beholde er avgjørende for å skape engasjement.
  • Bryt planen din ned i mindre, mer spesifikke deler. Hvis en av delene av planen din fokuserer på å skape grønnere områder, kan denne delen deles ned i henhold til spesifikke nabolag, eksisterende grønne områder eller relevante lokale emner. Dette gjør at fellesskapets medlemmer kan fokusere sin medvirknings innsats på emnene eller områdene som betyr mest for dem.
  • Velg medvirkningsmetoder med omhu. Noen beboere kan være så ivrige etter å delta at de ikke vil være fornøyd med å fylle ut en rask spørreundersøkelse. Andre vil kanskje delta, men har ikke tid til å bli med på en workshop og diskutere med andre medlemmer av fellesskapet. Å gjøre det mulig for alle å få sin stemme hørt gjennom ulike metoder kan bidra til å overbevise en bredere gruppe om å engasjere seg.
  • Ta en hybrid tilnærming. Online deltakelse kan være raskt, tilgjengelig og eksternt, mens offline deltakelse fremmer virkelige forbindelser og samarbeid. Å kombinere både online og offline vil hjelpe deg å nå et bredere publikum og få høykvalitets input.
  • Tenk på mangfold og inkludering. Engasjement bør gjenspeile den mangfoldige befolkningen i området ditt. Tenk over hvordan du kan gjøre medvirkning tilgjengelig og inkludere så mange fellesskap som mulig.

Eksempler på effektivt samfunnsengasjement i lokale plankonsultasjoner

For å hjelpe deg med å inspirere dine lokale planleggingskonsultasjoner, har vi samlet tre effektive eksempler, og viser deg nøyaktig hvordan de fikk lokalsamfunnet til å engasjere seg.

Havant Borough Council bygger en bedre fremtid 

Havant Borough Councils lokale plan er et godt eksempel på helhetlig informasjonsdeling, og gir samfunnet ditt flere engasjementssteder. Deres “Building a Better Future”-plan vil skissere hvor utviklingen vil finne sted over minst en 15-årsperiode og infrastrukturen som kreves for å støtte utviklingen. 

Som vi nevnte tidligere, dekker offentlig planleggings et bredt spekter av temaer og planformer, og denne kompleksiteten gjør det nødvendig å involvere innbyggerne på en meningsfull måte skreddersydd hver enkelt plan- og utviklingsprosess. Å sikre at deltakerne har all informasjonen de trenger for å dele sine synspunkter er en av de viktigste utfordringene.

Som en del av deres fase 1-konsultasjon som ser på lovpålagt engasjement med interessenter, som for eksempel utlysningen av tomter med grunneiere og utviklere, gjorde rådet stor bruk av de tilgjengelige tilpassbare funksjonene for å gjøre informasjonen om høringsdokumentet og høringsprosessen lett tilgjengelig, veiledet brukere gjennom prosessen, og informerte aktivt om hvordan de kunne medvirke i ulike faser og metoder.  

Etter å ha lest relevant bakgrunnsinformasjon, kunne fellesskapets medlemmer delta i en undersøkelse der de ble spurt om de foreslåtte tilnærmingene, og om de var i tråd med fellesskapets behov. I tillegg til å dele sine synspunkter i undersøkelsen, kunne beboerne også sende inn ytterligere kommentarer om de ulike temaene på plattformen.

Dette åpnet for mer transparens i forhold til hva innbyggerne mener, og åpnet rom for dialog mellom innbyggere, ulike samfunnsgrupper og lokale myndigheter.

I tillegg til elektronisk informasjon og konsultasjon, organiserte rådet også ansikt-til-ansikt arrangementer der planene var utstilt, og planleggere og planpolitikere var til stede for å snakke med samfunnsmedlemmer om planen. Ved å ha nettbrett for hånden kunne besøkende innbyggere fullføre undersøkelsen under arrangementet, ta med seg en papirkopi av undersøkelsen eller lagre lenker til undersøkelsen via QR-koder på visittkort. 

Sjekk ut engasjementsplattformen deres her

Newham oppdaterte sin lokale plan 

På slutten av 2021 involverte Newham innbyggerne i gjennomgangen av deres lokale plan. Hovedfokuset for oppdateringen var å sikre at kommunale planer reagerer på sentrale utfordringer som å levere inkluderende vekst, støtte arbeidet med håndteringen av Covid-19 pandemien og håndtere klimakrise.

Gjennomgangen av lokale planer pågår over en treårsperiode, med tre runder av høringer og medvirkning. Mellom 18. oktober – 17. desember 2021 engasjerte rådet lokalsamfunnet om flere lovpålagte deldokumenter som var nødvendige for å utarbeide høring av utkast til ny lokal plan. 

For hver av disse deldokumentene opprettet rådet en egen prosjektside som la ut alle detaljer og inviterte publikum til å medvirke i en undersøkelse. For deldokumentet tema og muligheter-dokumentet oppfordret rådet til og med innbyggerne til å dele ideer og kommentarer offentlig.

Neste trinn i lokalplanoppfriskningen er høring av endelig utkast til lokalplan. For å gjøre det lettere for innbyggerne å holde seg informert når de kan delta i neste fase, oppfordrer Newhams råd deltakerne til å melde seg på nyhetsbrevet deres. Dette er en god taktikk for å sikre at beboerne engasjerer seg kontinuerlig. 

Sjekk ut engasjementsplattformen deres her

Wokingham fokuserer på riktige boliger på de rette stedene i oppdateringen av lokal plan

I Wokingham jobbes det med en ny lokal plan som skal forme samfunnets fremtid.

Den nye lokalplanen vil veilede hvor og hvordan veksten vil finne sted i bydelen de neste årene, frem mot 2038. Kommunen må planlegge for rimeligere boliger, nye arbeidsplasser, skoler, veier, parker, butikker og fellesskap for skape steder folk ønsker å bo, jobbe og gjøre forretninger.

Wokinghams samfunn ble invitert til å svare på en revidert plan som gjenspeiler preferanser uttrykt i tidligere konsultasjoner ved å svare på en undersøkelse. Wokingham Borough Council holdt seks offentlige informasjonsarrangementer, virtuelt og personlig, for å få en ekte samtale med innbyggerne. Dette er et godt eksempel på hvordan du, som lokal myndighet, kan takle kontroversielle og vanskelige samtaler direkte med samfunnet ditt, i stedet for å vike unna å engasjere deg i dem. I stedet for å frykte samfunnsinnspill på disse komplekse og varige spørsmålene, samlet rådet innovative ideer fra fellesskapsmedlemmer for å gjennomføre reell endring.

Denne høringen startet med en litt dårlig tone, ettersom rådet fikk noen negative tilbakemeldinger da den først ble lansert. Det har vært mye utvikling i bydelen de siste årene, og medlemmer av samfunnet så ikke nytten av utviklingen. Så det kom ikke som noen overraskelse at kunngjøringen om ny utbygging skapte uro. Rådet snudde utviklingen ved å bruke plattformen til å gi mer informasjon om og visualisere, med videoer og bilder, de nye veiene, åpne grøntområder, skoler, fritidssentre som kom ut av forrige lokalplan. Dette fikk til og med innbyggerne til å kontakte rådet og be om unnskyldning for tidligere negative tilbakemeldinger.

Wokingham Borough Council vurderer nå tilbakemeldinger før de går videre til neste fase.

Sjekk ut engasjementsplattformen deres her

Les mer: