Les villes et les municipalités cherchent chaque jour des moyens d’impliquer leurs citoyens dans leur politique et leur prise de décision. Il n’est pas rare qu’ils utilisent des applications en ligne. Mais comment installez-vous une telle application dans votre fonctionnement et votre organisation au quotidien, dans le cadre des processus de prise de décision et de consultation déjà existants ? Comment impliquez-vous non seulement les citoyens, mais aussi les employés de l’administration ? Et jusqu’où va le rôle des gens qui ne travaillent pas pour la municipalité ? Nous allons vous expliquer comment optimiser ce processus en interne.
Qui devrait être impliqué dans le processus ? Comment les tâches des différentes parties prenantes sont-elles divisées ? Comment impliquez-vous vos parties prenantes internes ? Quelle est la charge de travail pour chaque partie prenante ? Qui est qui ? Qui fait quoi ? L’image ci-dessous montre qui est impliqué dans une plateforme de participation à l’échelle de l’organisation, et de quelle manière.
Tout le monde n’a évidemment pas les mêmes tâches et la charge de travail est bien répartie, mais il est important de connaître et de nommer les différents rôles.

1. CitizenLab

Le chef de projet et le spécialiste de la participation de CitizenLab sont le point de contact principal en dehors de l’organisation (municipale). Il est le premier interlocuteur de l’administrateur principal et offre un support à 100% au démarrage de la plateforme et est toujours disponible pour le support en ligne des différents intervenants au sein de l’organisation.

2. Les élus

Afin de réaliser un processus soutenu et couronné de succès, il est important que la plateforme reçoive le soutien politique nécessaire. Pas seulement financièrement, mais aussi au point de vue de la communication et du moral. Un maire ou un directeur général ne peut pas toujours être activement impliqué dans la mise en œuvre concrète de la plateforme, mais il est très important qu’ils se familiarisent avec la plateforme. Peut-être existe-t-il une charte de la participation citoyenne, ou la majorité a-t-elle déjà exprimé une opinion sur l’importance de la participation citoyenne ? La personne responsable de la politique est celle qui établit le lien avec la plateforme en ligne. Lors du lancement de la plateforme et (par exemple) tous les 3 mois, tous les politiciens administrateurs reçoivent une mise à jour (évaluation intermédiaire, feedback) par e-mail, de cette manière, la plateforme reste une action concrète pour eux.

3. Chef de projet / administrateur principal de la plateforme

La personne centrale au sein de l’administration municipale et la première personne de contact de CitizenLab. Elle reçoit un soutien complet de CitizenLab, veille à ce que les décideurs restent impliqués et dirige le département ou les chefs de département. L’administrateur invite les modérateurs du projet à la plateforme et leur montre comment ils peuvent utiliser leur propre page de projet.

  • Tâche : déterminer la stratégie, la configuration initiale avec CitizenLab, le ou les responsable(s) politique(s), inviter les chefs de département et les modérateurs du projet sur la plateforme (via ‘Invitations’)
  • Charge de travail : 1 heure / semaine (un peu plus au démarrage, moins la plateforme est en vie)
  • A savoir : en tant qu’administrateur principal, vous n’avez pas à gérer toutes les pages du projet sur la plateforme. Vous pouvez déléguer tout en gardant la vue d’ensemble et envoyez avec l’aide de CitizenLab si nécessaire.

4. Le responsable / service de communication

Une plateforme réussie repose sur une bonne communication, à la fois lors du lancement et tout au long du processus. La plateforme doit donc être intégrée dans la stratégie de communication plus large et doit toujours être incluse dans les canaux de communication existants (site web, magazine d’information, porte à porte gratuite, médias sociaux, …). Le gestionnaire de communication détermine avec le gestionnaire de projet et avec CitizenLab comment et quand cela se produit. Parfois, la plate-forme peut également être le canal idéal pour soutenir une campagne planifiée.
  • Tâche : donner une place à la plate-forme sur le site de la municipalité, demander des articles et des commentaires aux administrateurs ou aux modérateurs du projet, consulter la plateforme dans le calendrier du contenu de la communication municipale
  • Charge de travail : une demi-heure par semaine (une heure / semaine au départ pour la définition de la stratégie d’engagement)
  • A savoir : la plateforme n’est pas encore un canal de communication à entretenir. En premier lieu, la plate-forme est de renforcer la communication existante. Un article sur le site et une page sur la plateforme n’est pas nécessaire. La plate-forme offre toutes les possibilités pour communiquer une campagne ou un événement et impliquer les gens.

5. Département informatique (ou gestionnaire de site Web)

Avant de lancer une plateforme, il est utile de demander de l’aide à votre service informatique ou à la personne responsable de la gestion de votre site. Lors du lancement de la plateforme, CitizenLab a besoin d’un bref contact avec la personne responsable de la configuration du nom de domaine ou de la mise en place d’une référence.
L’intervention est également nécessaire si le site web de la commune doit être relié à la plateforme (par exemple via un widget ou un bouton supplémentaire)
  • Tâche : connecter la plateforme à la page d’accueil de votre organisation, avec l’aide de l’équipe de développement de CitizenLab
  • Charge de travail : intervention ponctuelle, au début de la plateforme.
  • A savoir : toutes les organisations n’ont pas un service informatique à part entière et parfois cette intervention doit être faite par le responsable de la communication responsable de la gestion du site web

6. La direction du département

Contrairement à un modérateur de projet, un responsable de département ne doit pas nécessairement être actif (par exemple lors de la configuration ou de la modération) sur la plateforme, mais il est important qu’il soit impliqué, pour s’assurer qu’il trouve son chemin sur la plateforme et qu’il en comprenne les enjeux.

Le domaine politique : un modérateur de projet rend compte à son chef de service, qui vérifie si les données peuvent être intégrées dans les cycles politiques / budgétaires existants ou lui transmettent de nouvelles idées. Les résultats intermédiaires ou les retours d’expérience peuvent être organisés dans le cadre d’une concertation entre les chefs de service ou l’équipe de gestion.

  • Tâche : créer un login sur la plateforme, gérer les modérateurs du projet, s’assurer que la  plateforme est à l’ordre du jour.
  • Charge de travail : minimale, obligation d’information
  • Intéressant : les questions spécifiques à la politique peuvent être vérifiées immédiatement avec le chef de département et ne doivent pas passer directement par l’administrateur.
  • Exemple : Direction des espaces verts, responsable culturel, membre de l’équipe de direction, etc.

7. Modérateur de projet (en interne)

Les modérateurs de projet sont le pivot actif de la plateforme et ont une tâche bien définie : mettre en place et maintenir la section projet correspondante sur la plateforme.

Le modérateur du projet détermine l’orientation de son processus (objectifs, calendrier, public cible, processus,ç etc.) et obtient la liberté nécessaire. Un modérateur de projet complète ainsi une page de projet en fonction de ce qui est prévu à court ou long terme dans son fonctionnement. Il peut commenter des idées et modérer dans son projet. Un projet peut avoir différents modérateurs. Une plateforme peut avoir autant de modérateurs de projet que nécessaire. Les projets peuvent être actifs, mis en brouillon (tout en travaillant dessus)  ou ils peuvent être archivés

  • Tâche : concevoir la page du projet, impliquer le public cible, faire parvenir le résultat des contributions au décideur.
  • Charge de travail : en fonction de la phase chronologique et du degré de participation, la charge peut varier entre 0 à 2 heures / semaine.
  • Intéressant : un modérateur de projet peut utiliser sa page de projet pour recueillir des contributions permanentes, organiser une consultation temporaire (par exemple, sondage, plan spatial, planification de scénario, rassemblement de réactions ou de votes), mais aussi simplement informer le public cible (par exemple nouveau plan ou propositions).
  • Exemple : agent culturel, planificateur spatial, etc.

8. Utilisateurs (résidents, citoyens, membres, étudiants, organisations)

Les personnes qui s’inscrivent sur la plateforme, en premier lieu votre public cible général, mais aussi le public cible de chaque projet. Les personnes peuvent interagir sur la plateforme avec un profil personnel (nom et prénom visible pour les autres), mais elles peuvent également créer un profil pour l’organisation, le conseil, le quartier, etc. qu’elles représentent. L’autre utilisateur ne peut voir que le prénom et le nom. l’adresse e-mail n’est pas montré aux autres utilisateurs.

Ce qu’il faut encore retenir :

  • Déterminez à l’avance dans quel processus de prise de décision votre projet de participation s’inscrit. Quels besoins avez-vous l’intention de combler ?
  • Notez les rendez-vous importants à l’avance et déterminez vos objectifs (et partagez les !).
  • Une plateforme vous aide à soutenir votre processus d’élaboration de politiques. Ce n’est pas un travail supplémentaire, mais soutient votre travail quotidien.
  • Déterminez qui sont les parties prenantes au départ et limitez leurs tâches.
  • Assurez-vous de montrer aux parties prenantes comment une plateforme de participation publique à l’échelle de l’organisation peut renforcer les processus existants.
  • Demandez l’avis le conseil et le soutien de l’équipe de CitizenLab ! Nous sommes là pour vous aider !
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