Op gebied van participatie is de gemeente Oegstgeest een van de koplopers in Nederland. Beleidsmedewerkers en communicatieadviseurs gebruiken een creatieve mix van online en offline participatiemethoden, onder andere voor de grote opgaven voor verduurzaming. Denk bijvoorbeeld aan de warmtetransitie en de uitwerking van het klimaatakkoord. In deze casestudy lees je meer over de aanpak van Oegstgeest.
Participatie voor duurzaamheidsplannen
Vier jaar geleden gaf de gemeenteraad in Oegstgeest de opdracht om het participatiebeleid aan te scherpen en te intensifiëren. Uiteraard speelde participatie daarvoor al een rol bij het maken van beleid, maar het ontbrak nog aan een overkoepelende aanpak.
Geïnspireerd door de goede resultaten van buurgemeente Leiden, besloot ook Oegstgeest te investeren in een online participatieplatform: Doe Mee Oegstgeest. Zo hoopte Oegstgeest meer verschillende inwoners te betrekken bij beleidsvorming, omdat lang niet iedereen afkomt op een informatieavond op het gemeentehuis.
Een belangrijk extra voordeel voor Oegstgeest is de tijdslijnfunctie op het participatieplatform van CitizenLab. Een groot onderdeel van participatie is namelijk het managen van verwachtingen. Dankzij de tijdslijnfunctie zien inwoners hoe en wanneer ze invloed hebben en zo voorkom je dat je reacties krijgt op fases die al zijn afgerond.
Duurzame onderwerpen
Inwoners mogen op verschillende onderwerpen hun wensen en ideeën delen. Onder andere voor de Regionale Energiestrategie (RES), de Transitievisie Warmte en het aardgasvrij maken van woningen. Daarbij wordt gepeild wat inwoners zelf al doen, zoals het plaatsen van zonnepanelen, regentonnen of isolatiemateriaal. Waar mogelijk denken beleidsmedewerkers mee over mogelijke subsidieregelingen – mits de raad dat ook wil.
Van abstract naar concreet
De grote uitdaging is hoe je inwoners betrekt bij zulke grote, langlopende projecten waarbij ambities en doelen verder in de toekomst liggen en de gevolgen voor inwoners nog niet altijd even duidelijk zijn. Voor de RES en Transitievisie Warmte organiseerde Oegstgeest eerst twee enquêtes om te peilen wat inwoners belangrijk vinden en hoe zij aankijken tegen de energietransitie.
Ook organiseerde de gemeente een aantal online webinars om de conceptplannen uit te leggen. In één van die webinars ging de gemeente met inwoners in gesprek over de mogelijkheden en onmogelijkheden voor het opwekken van zonne- en windenergie binnen Oegstgeest. Daardoor werden de plannen al een stuk concreter.
Innovatieve communicatie
Oegstgeest blijft zoeken naar manieren om bewoners te betrekken. Daarin zoekt de gemeente ook naar creatievere manierenHiervoor ontwikkelde Oegstgeest samen met een extern bureau een innovatieve aanpak met bijvoorbeeld walkshops. De gemeente gaat dan de wijk in om met inwoners te ontdekken welke kansen en belemmeringen er lokaal zijn om de wijk in de toekomst aardgasvrij te maken. Voor specialisten: dit hoort bij de wijkuitvoeringsplannen.
Andere middelen waren vlotte animaties, infographics of uitgewerkte documenten. En ook nieuwsbrieven, flitspeilingen en keuzesessies. Bij de participatie voor de Omgevingsvisie werden zelfs kinderen betrokken die met tekeningen en kaarten konden aangeven hoe zij de leefomgeving in Oegstgeest willen verbeteren.
Interne afstemming
De inzet van creatieve communicatiemiddelen is niet willekeurig. Van tevoren bespreken beleidsmedewerkers intern welke vragen ze willen voorleggen aan inwoners en wat voor informatie ze verwachten op te halen. Zo weten ze hoe ze input moeten wegen – deelnemers aan een webinar zijn immers niet altijd de ‘gemiddelde Oegstgeestenaar’. Ook helpt de interne afstemming bij het scheppen van de juiste, externe verwachtingen.
Een ander uitgangspunt is dat participatie niet eindigt bij het vaststellen van een beleidsplan. Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen van de Transitievisie Warmte, gevolgd door de wijkuitvoeringsplannen. In Oegstgeest denken ze in cycli en bij elke fase proberen ze mensen aan te boren die ze eerder nog niet of nauwelijks hadden gesproken. Zo komen ze verder dan de ‘usual suspects’.
Belangrijkste lessen voor elke gemeente
Natuurlijk zijn er ook lessen nu de eerste online participatieprojecten zijn voltooid. Zo is het belangrijk de (tussentijdse) resultaten op het platform te delen. Soms duurt het wat langer totdat een besluit wordt genomen en juist dan is het goed om tussenresultaten of een terugblik te delen. Zo zien inwoners wat er met hun input en inspanningen gebeurt.
Tot slot is het betrekken van bewoners een oneindig proces. Het kan even duren totdat mensen aanhaken, dat verschilt per persoon en per onderwerp. Van de gemeente vraagt dat openheid over de processen en creatieve manieren om mensen te bereiken. “De ene keer gaat dat makkelijker dan de andere keer, maar het is altijd leuk.”
