Webinar recap: hoe een mix van online en offline je helpt een breder publiek te bereiken

De opkomst van digitale tools heeft radicaal veranderd hoe steden en gemeenten hun inwoners bij het beleid kunnen betrekken.

Waar er vroeger enkel debatten, vergaderingen of informatieavonden plaatsvonden, kunnen lokale overheden nu ook aan de slag met online platformen en digitale workshops. 

Terwijl online en offline participatie hetzelfde doel dienen, namelijk het voeren van constructieve gesprekken en het co-creëren van de gemeenschap, hebben beide vormen wel andere voordelen. Bij offline contactmomenten krijgen inwoners de kans persoonlijke gesprekken te voeren met hun verkozen vertegenwoordigers, wat vooral ouderen doorgaans appreciëren. Online participatiemethodes maken het dan weer een stuk makkelijker voor jongeren of jonge ouders om digitaal mee te doen. Om een zo breed mogelijk publiek aan te spreken is het dus een goed idee om offline en online tools te combineren.

Als je nieuwe mensen wil bereiken heeft het niet altijd zin om in elke wijk een zaaltje af te huren en een raadplegingsmoment te organiseren. Dan zie je toch altijd dezelfde gezichten. Draai de boel om en ga naar de mensen toe. Zoek hen op waar ze zijn.

Johan Bouwmeester van de stad Almere (NL) en Sara Mertens van de gemeente Haacht (BE) deelden hun inzichten in onze recente webinar. Aan de hand van een combinatie van online en offline methoden zorgden beide administraties voor een divers en democratisch sterker participatieproject. In een gesprek met onze participatie-experts Emile Heymans en Lot Schuringa delen ze dan ook hun praktische tips & tricks.

• Dit waren onze gasten
• Hoe kies je de juiste methode?
• De link tussen online en offline participatie
• Hoe bereik je een breder publiek?
• Extra tips & tricks

Dit waren onze gasten

De Nederlandse stad Almere begon tweeënhalf jaar geleden met stadsgesprekken over grote visietrajecten, onder andere over mobiliteit, wonen, energie en duurzaamheid. Bij de organisatie van die nieuwe projecten heerste een gevoel dat ze het anders moesten aanpakken dan voorheen.
“We wisten heel goed: als we het doen zoals we het altijd al deden, zullen we ook spreken met wie we altijd al spraken,” vertelt Johan. 

Een combinatie van online en offline methodes bleek voor Almere de juiste aanpak. De gemeente sloeg de handen in elkaar met bekende lokale vlogger @theking77 en trok naar de markt om er Almeerders te bevragen over de vier belangrijke thema’s in kwestie. Hier ontdekte de gemeente de kracht van sociale media, want dankzij deze samenwerking kreeg hun project ontzettend veel visibiliteit op sociale kanalen en bereikten ze meer jonge mensen. Dit succes leidde tot het opzetten van een mobiliteitscafé, een panelgesprek dat live en interactief via Facebook, Instagram en Twitter kon worden meegevolgd. Toen corona uiteindelijk de nood aan online bijeenkomsten versterkte, zette Almere haar participatiestrategie kracht bij met de lancering van een online platform. Ontdek zeker ook onze case study over de stad Almere.

Hoewel de Belgische gemeente Haacht kleiner is en minder middelen ter beschikking heeft, wordt ook daar de gemeenschap zowel online als offline betrokken. Onder het project “Deel je idee voor een hecht Haacht” werden inwoners uitgenodigd te brainstormen over mobiliteit, milieu, jeugdruimte, en alles wat binnen de bevoegdheden van de gemeente valt. De initiële ideeënfase, waarin inwoners hun ideeën konden delen en op de ideeën van anderen konden stemmen, wordt gevolgd door een selectiefase, een nieuwe stemmingsronde, en uiteindelijk een oefening waarbij de implementaties op een kaart zullen worden geplaatst.

Ook in Haacht werd een hybride aanpak van online en offline methodes ingezet om een bredere doelgroep te bereiken. Zo werd een bevragingsformulier in het lokale infomagazine gestopt, dat inwoners uit konden scheuren en in de ideeënbox stoppen. Die box kwam op verschillende plekken te staan, zoals bij het gemeentehuis en de sporthal. Sinds het begin van de pandemie staat de gemeente bovendien elke week met een standje op de markt. In de babbelbox kunnen inwoners er een praatje maken over hun bezorgdheden of behoeften. En ook de ideeën die op het platform werden geplaatst kregen een plekje op de markt. Bezoekers konden stickers met duimpjes kleven op het idee dat ze goed vonden. Zo gingen online en offline methodes echt hand in hand, en dat is belangrijk, aldus Sara: “17% van alle ideeën werd offline ingediend. Dat is allesbehalve verwaarloosbaar, en een duidelijke motivatie om altijd ook op offline kanalen in te zetten.”

We wisten heel goed: “als we het doen zoals we het altijd al deden, zullen we ook spreken met wie we altijd al spraken.”

Hoe kies je de juiste methode?

Bij het opzetten van een participatietraject zijn er eindeloos veel mogelijkheden. Hoe beslis je wat het best bij jouw gemeente en situatie past? Het enige juiste antwoord is dat er niet één antwoord is—er zijn verschillende strategieën die voor jouw gemeente kunnen werken. Maar dan moet er wel een duidelijk plan zijn. Hoe zorg je ervoor dat je doeltreffend te werk gaat? We vroegen het aan onze gasten.

Johan zweert bij de leuze ‘vorm volgt functie’. “Te vaak willen mensen iets repliceren dat ze bij gemeente X of Y hebben gezien, zonder echt na te denken waarom. Alles wat je doet moet vertrekken vanuit je doel en de specifieke situatie van jouw gemeente,” vertelt hij. Start dus steeds met het bepalen van een duidelijk doel dat ook binnen de administratie breed wordt gedragen.

Dat interne draagvlak creëerden ze in Haacht door een werkgroep participatie in het leven te roepen. Zo werden alle belanghebbenden, inclusief de Algemeen Directeur en de schepen communicatie, nauw bij het participatieproces betrokken, wat zorgde voor snellere besluitvorming en een sterkere interne motivatie. 

De link tussen online en offline participatie

Om het onderste uit de kan te halen bij een gemengde aanpak is het belangrijk dat de online en offline kanten van het verhaal mooi op elkaar inspelen. Zo moet een project één coherent geheel vormen qua branding en flow, moet er open en duidelijk over de verschillende methodes gecommuniceerd worden, moet er steeds feedback worden gegeven via beide kanalen, en is het belangrijk tussentijdse resultaten te laten zien. Tenslotte zijn online en offline geen aparte trajecten, maar werken ze samen aan een gezamenlijk doel.

17% van alle ideeën werd offline ingediend. Dat is allesbehalve verwaarloosbaar, en een duidelijke motivatie om altijd ook op offline kanalen in te zetten.

Hoe je die link tussen beide kanalen legt hangt af van je project. Resultaten delen kan gewoon via het platform, maar net zo goed via de Facebookpagina van de stad of het lokale krantje. “Alles wat we online deden werd ook offline bekend gemaakt, en vice versa. We zochten verbinding tussen die twee methodes door telkens te verwijzen naar de andere kant,” vertelt Johan. Ook in Haacht kreeg alle offline input een plekje op het platform, en werd er online verwezen naar de offline raadplegingsmomenten. “We kregen af en toe vragen van bezorgde bezoekers op ons platform die vreesden dat het online aspect niet representatief genoeg zou zijn,” vertelt Sara. “Daarom is het belangrijk om echt aan te tonen dat we ook offline actief zijn. De twee methodes gaan echt hand in hand.”

De link leggen tussen beide methodes klinkt eenvoudig, maar dat is het niet altijd. “Het gaat niet zozeer om capaciteit of budgetten,” vindt Johan. “Het moet je gewoon wat in de genen zitten. Het gaat over cultuur, over hoe je de dingen aanpakt. Je moet bereid zijn om continu kleine drempeltjes te nemen en nieuwe dingen uit te proberen.”

Hoe bereik je een breder publiek?

Ondertussen weten we dat een gemengde aanpak het potentieel heeft een veel diverser publiek aan te spreken, en dat het samenwerken met lokale influencers dit verder in de hand werkt. Maar wat kan je verder doen om een diverser publiek te bereiken? 

“Als je nieuwe mensen wil bereiken heeft het niet altijd zin om in elke wijk een zaaltje af te huren en een raadplegingsmoment te organiseren. Dan zie je toch altijd dezelfde gezichten,” vertelt Johan. “Draai de boel om en ga naar de mensen toe. Zoek hen op waar ze zijn.” Dat bracht de stad niet alleen in de praktijk door hun acties op de markt, maar ook door bijvoorbeeld naar ouderencentra te trekken en er spelletjes te spelen met de bewoners. En ook Haacht zweert bij deze filosofie. “De tijd dat senioren niet online zitten en dat je alle jongeren online bereikt, is voorbij,” zegt Sara. Voor een nieuw project over het lokale skatepark besloot Haacht dan ook gewoon naar het oude skatepark te trekken en skaters uit te nodigen om deel te nemen aan een werkgroep. 

Het gaat niet zozeer om capaciteit of budgetten. Het gaat over cultuur, over hoe je de dingen aanpakt. Je moet bereid zijn om continu kleine drempeltjes te nemen en nieuwe dingen uit te proberen.

Een andere tip die Johan nog meegeeft is inclusief taalgebruik. Als je op een te technische of complexe manier communiceert, verlies je de connectie met je doelgroep. “Gebruik de taal die mensen zelf gebruiken, en zorg ervoor dat iedereen waarmee je spreekt, of ze nu zeven zijn of zeventig, weet waarover je ‘t hebt.” Dat is klare taal.

Extra tips & tricks

Johan en Sara haalden al heel wat boeiende tips aan, zoals het fysiek bezoeken van inwoners en het mixen van online en offline methodes. Wat kan je verder nog doen om je proces in goede banen te leiden? 

• Geef jezelf én je inwoners genoeg tijd om het proces ten volle te beleven. “In de eerste maand kregen we maar 40 ideeën binnen, in de tweede maand meer dan het dubbele,” vertelt Sara. “Geef mensen de tijd om op hun idee te broeden. En geef jezelf de tijd om zowel interne als externe experts te raadplegen en elk idee goed te screenen.”
  
• Zorg voor een duidelijk onderscheid tussen de verschillende projectfases. In Haacht kwam er na een ideeënfase een nieuwe stemming over de geselecteerde ideeën, wat bij sommige inwoners voor verwarring zorgde. In de toekomst zal er dus nog duidelijker gecommuniceerd worden over de bedoeling van de verschillende fases en de doorslaggevendheid van de gegeven input.
  
• Zet participatie bovenaan de prioriteitenlijst. Volgens Johan wordt participatie nog te vaak op het einde van de beslissingscyclus erbij gehaald. In Almere vertrekt alles vanuit de vraag: “wat moet er gebeuren, en welke mate van invloed willen we inwoners hierin geven?”