Regelmatige inspraak is essentieel voor democratische continuïteit. Online participatie was lange tijd een aanvulling op offline bijeenkomsten, maar dit veranderde tijdens de coronacrisis.

In tijden van social distancing zijn gemeenten gaan experimenteren met online workshops. Online workshops zijn namelijk een ideale oplossing wanneer fysiek samenkomen moeilijk is, maar er hangen nog extra voordelen aan vast. Zo kun je bovendien een breed publiek aanspreken, hoef je geen fysieke locatie te organiseren, en spreek je ook mensen aan met een volle planning of beperkte mogelijkheden om zich te verplaatsen. 

CitizenLab lanceerde onlangs een gloednieuwe functionaliteit die online workshops faciliteert. In één gecentraliseerde tool (die volledig geïntegreerd is met het participatieplatform) kun je live discussies voeren, input van burgers verzamelen, stemmingen organiseren en consensus bereiken over de onderwerpen die spelen in jouw gemeente.

Maar hoe organiseer je precies een online workshop? Waar moet je zeker op letten? Wat zijn de elementen die je workshop doen slagen? In onze webinar belichten onze CitizenLab participatie-experts Aline Muylaert en Nelise Doornenbal 3 belangrijke sleutelelementen. Hiervoor worden ze bijgestaan door ervaringsdeskundigen Gido Karsmakers van de gemeente Dongen en Johan Bouwmeester namens de gemeente Almere. 

1. Een goede voorbereiding en een logische structuur

De eerste stap is, natuurlijk, de voorbereiding. Hierbij is het belangrijk om duidelijk te maken waar je workshop over gaat. Stel vooraf een script op met alle informatie die je wil meegeven. Organiseer je verschillende workshops? Dan is het belangrijk dat die sessies logisch met elkaar samenhangen binnen één overkoepelend project of raamwerk. 

En ook elke afzonderlijke workshop moet goed in elkaar zitten. Je moet ten slotte een uur lang de aandacht van je inwoners kunnen vasthouden. Is de flow duidelijk en logisch? Is er een goede balans tussen informeren en interactie? Denk ook eens na over een originele manier om interactiviteit te stimuleren of het onderwerp een lokaal karakter te geven. 

Bijvoorbeeld: de gemeente Dongen organiseerde 4 workshops die elk een ander thema belichtten. Deze workshops vormden een samenhangend geheel binnen het kader van de Omgevingsvisie, wat in Nederland erg actueel is. 

2. Maak je publiek enthousiast

Zorg dat je vooraf een goed beeld hebt van het doelpubliek dat je wil aanspreken. Wil je alle inwoners de kans geven om aan je workshop deel te nemen, of slechts een deel van hen? Wanneer je bepaald hebt wie je wil betrekken verstuur je de uitnodigingen en bezorg je je deelnemers vooraf alle relevante informatie.

Om het nieuws over je workshop te verspreiden mag je gerust het enthousiasme van je burgers aanwakkeren. Een workshop is leuk, leerzaam en biedt burgers inspraak, en dat mag de wereld weten! Communiceer de waarde van je workshop en zorg dat het goed duidelijk is waarom dit een uurtje van hun tijd waard is. Zorg voor teasers om je doelpubliek te informeren dat je workshop eraan komt. Ook hier is het een goed idee om online en offline kanalen te combineren. In onze communicatiegids vind je alles over het uitstippelen van een sterke communicatiestrategie. 

Bijvoorbeeld: De gemeente Almere werkte samen met een lokale Instagram-influencer die enkele duizenden volgers heeft. Deze geboren Almerenaar én digitale held trok de markten op, om met inwoners te praten over wonen, duurzaamheid en energie. Zo ontstond er zowel online als offline heel wat aandacht en enthousiasme voor de workshop en sprak de gemeente inwoners aan die anders moeilijker bereikbaar zijn.

3. Sterke moderatie, sterke start

Goede moderatie is enorm belangrijk voor het succes van een online workshop. Als moderator hoor je comfortabel te zijn met de technische aspecten van de tool en het script dat je vooraf hebt opgesteld.

Zorg dat je een half uurtje voor aanvang (online) aanwezig bent om iedereen te verwelkomen, net als bij een offline workshop. Microfonen die haperen? Technische snufjes die voor raadsels zorgen? Voor aanvang van de workshop kun je technische vragen beantwoorden en ervoor zorgen dat iedereen zich comfortabel kan maken. Geef je publiek ook op voorhand mee wat de tijdlijn van de workshop is, zodat ze precies weten wat van hen verwacht wordt. Zorg dat het steeds duidelijk is wanneer deelnemers worden geacht te reageren, of wanneer ze zich eventueel naar een andere digitale ruimte moeten begeven.

Bijvoorbeeld: in de gemeente Dongen zorgden ze ervoor dat iedereen met de chatfunctie vragen kon stellen, die dan door de beheerders werden beantwoord. Dit is voor veel mensen een stuk laagdrempeliger dan het woord nemen in een grote groep. In Almere werd er een inlooptijd van een halfuur voorzien, zodat iedereen op voorhand de technische kant kon testen en de workshop dus op tijd kon beginnen.


Meer weten over het faciliteren van een online workshop? We schreven een handige gids die je in een handomdraai op weg helpt. 

There are currently no comments.