Een doordachte participatiestrategie is de sleutel tot een vlot verloop en goede resultaten. Vóór de start van een project is het goed om duidelijke doelen te stellen, rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en de beste communicatiekanalen te kiezen. Ontdek het participatiecanvas van CitizenLab en hoe het je helpt bij het bepalen van jouw participatiestrategie.
Het succes van een project en de kwaliteit van de voorbereiding gaan hand in hand. Het is essentieel om voor de start van je project overleg met alle interne partijen rond de tafel te gaan zitten en de belangrijkste elementen duidelijk te definiëren, zoals wat je doelen zijn, hoe je die gaat bereiken en wie je wilt betrekken.
Alleen wanneer je doelen duidelijk zijn, kun je een basis leggen voor zinvolle participatie, draagvlak opbouwen en de ervaring van zowel je team als inwoners verbeteren. Dit zal leiden tot een hogere participatiegraad, meer steun voor beslissingen en een grotere langetermijnimpact.
Een leidraad voor je participatiestrategie
Hoewel het participatieproces duidelijk kan lijken, kan het goed opvolgen van projecten knap lastig worden als de details niet duidelijk op één plek zijn verzameld. Daarom hebben de participatie-experts van CitizenLab een eenvoudig model ontwikkeld om een strategie voor participatieprojecten op te stellen: het participatiecanvas. Hiermee kun je de verschillende bouwstenen van een project – en bij uitbreiding je bredere participatiestrategie – definiëren.
Het zal je helpen:
- Bepalen waar je naartoe wilt: Het canvas helpt het doel van je participatiestrategie of -project te verduidelijken, wie je erbij wilt betrekken, en hoe je dat zult doen.
- Het overzicht te bewaren: Op de lange termijn, zelfs in de weken of eerste maanden na de lancering van je platform, is het altijd nuttig om een document te hebben waarin je in één oogopslag alle aspecten van je strategie terugvindt, zoals je participatiedoelen of voorspelde obstakels.
- Samen te werken: Het invullen of aanpassen van het canvas is een goed moment voor jou en je collega’s om doelstellingen te verfijnen of de geplande acties te herzien wanneer nodig.
Hoe gebruik je het online participatiecanvas?
Het canvas helpt je antwoorden te formuleren op de belangrijkste vragen die je jezelf moet stellen tijdens het plannen van een participatieproject of, bij uitbreiding, je bredere participatiestrategie – van de lancering tot de evaluatie:
1. Doelen
De eerste vragen die je jezelf moet stellen zijn:
- Wat is de reden dat je dit participatieproject lanceert? Wat zijn de behoeften?
- Wat wil je ermee bereiken? Wat zijn je doelen?
Dit zijn belangrijke elementen die invloed hebben op de rest van het participatieproces. In deze stap kun je je beter richten op kwalitatieve behoeften en doelen. Of anders gezegd: welke verandering wil je in de echet wereld zien? We zullen ons in de vierde stap richten op kwantitatieve gegevens, zoals het aantal deelnemers.
2. Doelgroep en betrokkenen
Vervolgens bepaal je wie je bij je project(en) gaat betrekken, aan beide kanten van het platform:
- Intern: wie komen er in je participatie team? En wat zijn de verantwoordelijkheden van deze mensen?
- Extern: wie wil je laten deelnemen? Wie is je doelgroep?
3. Communicatie en planning
Of je nu een project voorbereidt, er al een uitvoert en een update wilt geven of de rapportagefase hebt bereikt, een sterk communicatieplan zal bijdragen aan het succes van je inspanningen. Om je doelgroep(en) effectief te betrekken, moet je nadenken over antwoorden op de volgende vragen:
- Welke kanalen ga je gebruiken om over je project te communiceren? Dit hangt nauw samen met je doelgroep: als je een jonger publiek wilt bereiken, probeer je dan te richten op online kanalen (zoals organische en betaalde social media campagnes, online display campagnes, je website enzovoort). Als het bereik breder moet zijn, is het beter om een ‘cross-channel’-strategie op te stellen die zowel online als offline kanalen omvat. Zelfs in een digital-first wereld kun je je communicatie- en participatiestrategie versterken met flyers, posters, lokale kranten, gepersonaliseerde brieven, evenementen enz.
- Wanneer en wat ga je communiceren? Hier kun je belangrijke mijlpalen van het project opsommen, zoals een persconferentie, evenementen en andere belangrijke data.
4. KPI’s
Om het succes van een participatieproject te beoordelen is het nuttig de criteria te bepalen die je wilt evalueren:
Welke cijfers ga je beoordelen? Mogelijke KPI’s zijn het aantal stemmen, het aantal ideeën, het aantal deelnemers, enz.
5. Mogelijke obstakels
Tot slot is het een goed idee om even de tijd te nemen en mogelijke valkuilen op te schrijven. Niet elk project zal altijd van een leien dakje lopen. Als je vanaf begin af aan voorbereid bent, zullen uitdagingen die zich gaandeweg voordoen het proces niet in gevaar brengen.
Welke processen of andere projecten binnen je organisatie kunnen bijvoorbeeld gevolgen hebben voor je participatieproces? Zijn er externe factoren om rekening mee te houden, zoals vakanties?
Een strategie is nooit af
Zorg dat je voortdurend evalueert, niet enkel aan het einde van je project. Zo behaal je de beste resultaten: je kunt bijvoorbeeld nagaan of je de gewenste doelgroepen effectief bereikt, of voldoende ideeën ophaalt, en de nodige aanpassingen doen.
Verfijn zelf je strategie met het participatiecanvas
Pas als je een solide strategie hebt uitgewerkt, kun je het maximum uit participatie halen. Download nu Deel 1 van onze gids, “Een participatiecultuur uitbouwen: een praktisch draaiboek” en ga aan de slag met het participatiecanvas!
