Steeds meer lokale overheden betrekken hun inwoners en andere belanghebbenden bij de lokale besluitvorming. Of het uiteindelijke doel nu is om vertrouwen te versterken of inclusief beleid te creëren, digitale burgerparticipatie is een centraal onderdeel geworden van het lokale bestuur en zorgt volgens onze cijfers voor 51% meer betrokkenheid. Toegewijde participatieteams kunnen lokale overheden ondersteunen om die digitale shift op een succesvolle manier te volbrengen.
Maar wat is een participatieteam eigenlijk?
Participatieteams zorgen ervoor dat lokale overheden over de nodige capaciteit en expertise beschikken om participatieve projecten op te starten en in goede banen te leiden. Vaak spelen deze teams een centrale rol tussen de verschillende betrokkenen, bijvoorbeeld door dialoog te voeren met communityleden en lokale groepen, intern te pleiten voor een participatieve mindset in alle departementen, en de communicatie tussen communityleden en hun vertegenwoordigers te stroomlijnen. Naast het beheren van al die interne en externe relaties houden participatieteams zich vaak ook bezig met het opmaken, overzien en uitvoeren van stedelijke participatieplannen.
Als we zien hoeveel verantwoordelijkheden deze participatieteams op zich nemen, mag het geen verrassing heten dat lokale overheden met zo’n team ter beschikking een streepje voor hebben ten opzichte van zij die hun projecten ad hoc uitvoeren.
Het concurrentievoordeel van een participatieteam
Eerst en vooral, wat betekent het om een concurrentievoordeel te hebben? In de publieke sector wordt dit meestal bepaald aan de hand van welke skills en middelen de (publieke) dienstverlening efficiënter en slagvaardiger maken. Zoals we in het vorige punt al aanhaalden, kan het concurrentievoordeel van een toegewijd participatieteam o.a. helpen om:
- Een neutrale, bemiddelende rol te spelen tussen alle partijen die nodig zijn voor een succesvol participatieproject: lokale burgers, belangengroepen, verkozen ambtenaren, enzovoort.
- Erover te waken dat de informatiestromen consistent blijven, zowel tussen teams en afdelingen als tussen de lokale overheid en communityleden.
- Een strategische, door expertise onderbouwde aanpak te formuleren, die de juiste participatiemethoden en -processen benut.
- Voor een goed evenwicht te zorgen tussen zowel ludieke als serieuze projecten.
- Hun netwerk van lokale ambassadeurs in verschillende domeinen (zoals stedenbouw of sociaal werk) zo goed mogelijk te raadplegen.
- Zich te profileren als verantwoordingspartner, en er zo voor te zorgen dat woorden in daden worden omgezet, de participatievisie wordt waargemaakt en dat er steeds wordt gestreefd om hoger op de participatieladder te klimmen.
Door hun gecentraliseerde rol kunnen participatieteams ervoor zorgen dat participatie echt doorlopend, participatief, inclusief en responsief is.
Maar wat als je niet het vermogen of de middelen hebt om zo’n participatieteam samen te stellen?
In Newham, een van de grootste en meest diverse wijken in Londen, zet de administratie alles in op participatieve democratie. Participatie is er dan ook een doorlopend proces geworden. Met een toegewijd bewonersbetrokkenheid- en participatieteam heeft Newham grote, succesvolle projecten in goede banen geleid, van een planningsproject van £ 4,1 miljoen tot grootschalige burgerraden.
Wat je kan doen als je geen participatieteam hebt
Als je geen toegewijd participatieteam ter beschikking hebt, kan het moeilijk zijn om intern te coördineren en burgerparticipatie in te passen in je dagelijkse verantwoordelijkheden. Het is echter ook zonder team mogelijk om (sterke) participatie-initiatieven op poten te zetten. Dat doe je door nauwkeurig te plannen en intern over de afdelingen heen alles af te stemmen.
Het is belangrijk dat de teamleden die participatie op zich nemen enkele van hun andere taken kunnen delegeren, zodat ze meer aandacht kunnen besteden aan hun inspanningen voor de community. Meer tips om participatieprojecten uit te voeren zonder een speciaal team:
- Stel vanaf het begin duidelijke doelen en deadlines, en communiceer deze intern.
- Bereid je proactief voor op enkele mogelijke problemen die je zou kunnen ondervinden door het gebrek aan een centraal participatieteam.
- Stem verantwoordelijkheden af met verschillende teams en afdelingen.
- Overweeg om een werkgroep op te richten met mensen uit verschillende teams of afdelingen om een goede samenwerking te garanderen. Deze mensen zullen ook je interne ambassadeurs zijn.
- Maak een plan om andere collega’s op de hoogte te houden van je participatie-initiatieven, bijvoorbeeld via een interne nieuwsbrief.
- Probeer meningsverschillen in een vroeg stadium te signaleren en zaken goed te delegeren tussen de verschillende partijen, zodat conflicten geen invloed hebben op je tijdlijn en proces.
- Maak van burgerparticipatie een zinvol en doorlopend proces, zodat het niet aanvoelt als iets wat gewoon van een lijstje moet worden afgevinkt.
- Deel de lessen en inzichten van je initiatieven om het proces voor nieuwe participatiemethoden of -projecten over verschillende afdelingen heen te ondersteunen.
- Houd de feedbacklussen open, zowel intern als met communityleden.
De gemeente Den Helder had geen toegewijd participatieteam, maar liet dat zich niet tegenhouden. In plaats daarvan stelde de gemeente een werkgroep op die elke twee weken samenkomt. Zo kunnen ze “snel tussen afdelingen schakelen, en tegelijkertijd zorg je zo overal voor ambassadeurs die projecten kunnen voorstellen en het participatieplatform onder de aandacht kunnen brengen van collega’s die niet aan de werkgroep deelnemen”, vertelt Steven de Groot, beheerder van het platform van Den Helder.
Van start gaan met (digitale) participatie
Waar je je ook bevindt in je participatietraject, het allerbelangrijkste is om ergens te beginnen. Digitale tools kunnen je daarbij helpen. Lokale overheden die met CitizenLab samenwerken sparen 55% meer tijd uit aan het analyseren en rapporteren van hun participatieresultaten, en kunnen die kostbare tijd besteden aan het opzetten van doorlopende participatieprocessen in hun lokale community’s.