Bij het organiseren van een participatieproject krijg je met verschillende mijlpalen te maken.

Er moeten plannen worden gemaakt, beslissingen worden genomen en knopen worden doorgehakt. En dat verloopt nu eenmaal een stuk vlotter met duidelijke afspraken, processen en een goede rolverdeling. 

Maar hoe begin je daar precies aan? Hoe verenig je de belangen en ideeën van het beheerteam of participatiewerkgroep en de andere betrokkenen? En hoe krijg je alle neuzen in dezelfde richting? Onze CitizenLab participatie-experts Aline Muylaert en Nelise Doornenbal nemen het onder de loep in deze webinar.

Ervaringsdeskundigen zijn Manon Veroude, participatie-adviseur bij de Nederlandse gemeente Middelburg, en Jelle Didier, Diensthoofd Communicatie bij de Vlaamse stad Oudenaarde. Zij vertellen hoe ze in hun respectievelijke gemeenten de processen hebben gestroomlijnd en de samenwerking met de verschillende belanghebbenden hebben georganiseerd. 

Vind geschikte en enthousiaste ambassadeurs

Om je participatieproject te doen slagen is het belangrijk om binnen de organisatie ambassadeurs te vinden. Dit zijn de enthousiastelingen die overtuigd zijn van de meerwaarde van een online participatieplatform. Zij motiveren de verschillende teams om het platform te gebruiken en maken van het online platform een centrale plek voor participatie binnen de gemeente.

In Middelburg, dat midden in de implementatiefase van het platform zit, neemt onder meer de wethouder Participatie die ambassadeursrol op. Maar het gevoel van enthousiasme en betrokkenheid heerste er al bij de aanschaf van het platform en wordt er gedragen door het volledige beheerteam. Dat is nodig, want de ambities liggen al van bij de start hoog in Middelburg. De gemeente is volop bezig met de inrichting en voorbereiding van een grootschalig project rond de omgevingsvisie dat alle methodieken van de tool in de strijd wil gooien om bewoners een stem te geven.

Stel een team samen met diverse vaardigheden

Enthousiasme binnen de organisatie is belangrijk, maar niet voldoende. Binnen het beheerteam of de participatiewerkgroep zijn verschillende skills nodig om het organisatieproces vlot te doen verlopen. Zo is het bijvoorbeeld aangeraden om binnen het team ook technisch aangelegde facilitatoren aan te duiden. Deze facilitators “zijn er om de projectleiders te begeleiden bij het inrichten van hun projecten,” volgens Manon Veroude. “Het is ambitieus om te denken dat iedereen dit zelf kan.”

Ook communicatieskills komen goed van pas. Zodra een mijlpaal bereikt is, is het belangrijk om je bevindingen naar je bewoners te communiceren. Hoe je dit gaat doen, leg je best vooraf vast. Wie neemt de communicatie voor zijn rekening? Hoe zal dit gebeuren? Op welke momenten in het participatieproject? 

Communicatie is een randvoorwaarde van goede participatie, dus zorg ervoor dat je bewoners van tevoren weten wanneer ze nieuws van jouw kant mogen verwachten. ‘Als mensen de moeite nemen om hun inbreng te leveren, dan gaan ze er ook vanuit dat we de moeite nemen om aan te geven wat we met hun input gedaan hebben’, weet Manon Veroude. 

Maar de mensen die intern verantwoordelijk zijn voor deze terugkoppeling moeten hierbij begeleid worden. Zorg er dus steeds voor dat ze de juiste kaders hebben om de input van bewoners goed te kunnen beoordelen. Met een online participatieplatform kan je gelukkig makkelijk de juiste kaders vastleggen en uitleg geven over wat precies verwacht wordt. 

Als je van tevoren vastlegt wat de kaders zijn, of aan welke richtlijnen de gemeente zich moet houden, elimineer je teleurstellingen,” zegt Jelle Didier. En hij kan het weten, want in Oudenaarde zijn ze al ruim een jaar met een participatieplatform aan de slag. Op het platform van de stad werden ondertussen zes verschillende projecten gelanceerd. In het eerste grootschalige project, Maak Oudenaarde Mee, werd bewoners gevraagd om hun prioriteiten te stellen voor het meerjarenplan van de stad.

Bepaal hoe succes eruit ziet

Succes is voor elke gemeente en elk project anders. Bepaal dus van tevoren op welke vragen je een antwoord moet zien te krijgen, en wanneer je project geslaagd is. Als je die parameters vooraf vastlegt, is het een stuk makkelijker om te evalueren of je project geslaagd is, en te bepalen wat anders moet bij de organisatie van een volgend initiatief. “Succes is niet alleen hoeveel of welke mensen hebben deelgenomen aan een project,” zegt Manon, “maar bijvoorbeeld ook hoe je met elkaar bent omgegaan.(Benieuwd hoe je abstracte concepten als participatie en impact in meetbare parameters giet?)

Meer weten over het stroomlijnen van je interne organisatie? Bekijk onze webinar opnieuw of download onze praktische Interne Organisatie-gids

 

There are currently no comments.