Als het gaat over burgerparticipatie zijn de kosten vaak het hete hangijzer. Vaak wordt de prijs genoemd als één van de belangrijkste barrières voor steden en lokale overheden om een participatieproject op te starten.

Grootschalige projecten waar duizenden burgers bij betrokken zijn, dat moet toch ongelooflijk duur zijn? Wel, nee, niet per se.

De kost van het niet-betrekken van burgers

Participatieprojecten kunnen natuurlijk duur zijn, maar een gebrek aan participatie kan nog veel meer kosten. Met andere woorden, een efficiënt burgerparticipatieproject helpt steden op de lange termijn geld te besparen!

  • Het betrekken van burgers bij de besluitvorming betekent dat steden hun beslissingen baseren op betrouwbare informatie. Ze krijgen een beter inzicht in wat burgers nodig hebben en zijn in staat om de middelen naargelang daarvan te besteden.
  • Het niet raadplegen van burgers kan ervoor zorgen dat steden onnodige investeringen doen en de dringendste problemen niet aanpakken. Moet een stad met een verkeersprobleem bijvoorbeeld de wegen herstellen of het openbaar vervoer uitbreiden? Overleg met de burgers kan helpen om de juiste beslissingen te maken.
  • Als je gegevens verzameld werden in overeenstemming met de lokale regelgeving, kunnen de data die tijdens een participatieproject verzameld werden ook gebruikt worden voor toekomstige projecten. Ze kunnen een stad informatie geven die verder gaat dan de initiële vraag. Zo kan een enquête over de tevredenheid over de lokale fietspaden ook inzicht bieden in de leeftijden van bewoners, de vervoermiddelen die ze gebruiken en hun behoefte aan bredere infrastructuur. Dit alles kan zo een rol gaan spelen bij het nemen van beslissingen die verder gaan dan alleen maar fietsen.
  • Participatie kan het gevoel van transparantie zorgen voor meer vertrouwen in de overheid en een breder draagvlak voor beleidsbeslissingen. Een recente studie toont aan dat participatie een positief effect heeft op de naleving van de belastingwetgeving. Een betere relatie tussen burgers en hun lokale overheden hebben tastbare positieve effecten die de investering waard zijn.

Verborgen kosten om in gedachten te houden

Als je kiest voor digitale participatie zijn er naast de initiële investering in de software ook nog drie andere kosten aan verbonden.

  • Tijd: hoewel digitale participatie minder tijdrovend is dan fysieke initiatieven, draaien digitale platforms niet vanzelf. Het opzetten van het platform, het beheren van de input van de burgers, het modereren van opmerkingen en het analyseren van alle bijdragen kost tijd en vraagt dan ook om betrokkenheid van medewerkers binnen de administratie. Dit is een essentieel punt van elk burgerparticipatieproject: zelfs het beste platform zal falen als de tool niet voldoende interne ondersteuning krijgt.
  • Communicatie: wanneer het platform online is, is het cruciaal om het een eerste duwtje in de rug te geven om de zichtbaarheid te vergroten en ervoor te zorgen dat het effectief wordt gebruikt. Idealiter is er een apart budget om de lancering te plannen en voor een goede communicatie te zorgen, maar het is ook mogelijk om een goede communicatie te voeren met beperkte middelen (zie onze gids).
    De inspanningen voor een goede communicatie mogen niet stoppen bij de lancering. Na afloop van het project is het belangrijk om te communiceren hoe de input van de burger zal worden gebruikt, welke ideeën zullen worden uitgevoerd en hoe de tijdlijn eruit zal zien.
  • Achtergrondwerk: voor grote participatieprojecten die een beslissende impact hebben op de toewijzing van middelen (zoals burgerbegrotingen), hebben bepaalde steden een welvaartsindex ontwikkeld. Zo kunnen ze de verzamelde gegevens afwegen en ervoor zorgen dat ze representatief zijn.

Laten we dan nu even koude, harde feiten onder de loep nemen. Hoeveel kost participatie echt?

De kost van traditionele kanalen

  • Stadsvergaderingen zijn zo oud als de democratie zelf. Het is de traditionele manier om feedback te krijgen en burgers inspraak te geven in lokale beleidsbeslissingen, maar het is ook een duur en tijdrovend proces. Dergelijke vergaderingen vragen veel tijd om te organiseren, vereisen personeel ter plaatse en moeten in de verschillende fasen van het project worden herhaald. De input die tijdens deze bijeenkomsten wordt verzameld van burgers is moeilijk te verwerken en te delen met de hele administratie. En bovendien woont slechts een handvol burgers deze vergaderingen bij, wat betekent dat de input niet representatief is voor de bekommernissen van de bredere bevolking. In het verslag over de digitale efficiëntie van de Britse overheid wordt geschat dat dit soort participatie de overheid ongeveer €16,50 per bijdrage kost.
  • Steden die genuanceerde, gedetailleerde en representatieve feedback willen verzamelen, kunnen focusgroepen organiseren. Deze input kan een waardevolle bron van inzichten zijn voor overheden die gedetailleerde feedback willen verzamelen over een specifieke kwestie, maar dit blijft beperkt in tijd en ook het aantal verzamelde bijdragen is beperkt. De kosten van focusgroepen kunnen vrij hoog oplopen: met de aanwerving van deelnemers, de organisatie, de betrokkenheid van personeel, versnaperingen, enz. schat een rapport van de planningscommissie van Nashville dat een focusgroep ongeveer €42 per betrokken burger kost.

In de afgelopen jaren brachten digitale tools nieuwe mogelijkheden voor overheden om hun burgers te raadplegen. Omdat er plots veel meer burgers bereikt konden worden, zorgde deze evolutie voor een daling in de kosten van participatie. Dezelfde studie van de Nashville planningscommissie schatte dat burgerbijdragen die via Textizen (een engagement applicatie via sms) werden verzameld, slechts €8 per bijdrage kostte. Uiteraard is de aard van deze input anders dan die van focusgroepen. Burgers kunnen online makkelijk korte feedback geven via een directe boodschap, of projecten kiezen die ze willen steunen, maar ze zullen minder snel een grondige opmerking geven en kunnen niet worden aangespoord om dieper op de zaak in te gaan. Ondanks die beperkingen blijft dit type burgerraadpleging zeer nuttig om jongere, digitalere burgers te bereiken die gewend zijn om te sms’en en dit verkiezen boven fysieke ontmoetingen.

De kost van digitale platformen

De laatste jaren deden steeds meer overheden beroep op online platforms om hun burgers te betrekken bij besluitvorming. Deze platforms maken het makkelijk om grote aantallen mensen te bereiken en op grote schaal input te verzamelen, waardoor de organisatie van evenementen en de aanwervingskost van personeel beperkt kunnen worden. Steden kopen meestal een jaarlijkse licentie aan, die aangevuld kan worden met speciale functies en projectmanagementkosten.

Meestal hangt het prijsmodel vooral af van twee elementen: de grootte van de stad of het gemeente, en het aantal gewenste functionaliteiten. CitizenLab heeft drie basisplannen ontwikkeld om te voldoen aan de meest voorkomende verzoeken, maar we staan steeds open om onze plannen aan te passen aan specifieke noden. We zijn ons ervan bewust dat sommige steden moderatie en projectmanagement vereisen, terwijl andere steden perfect van start kunnen zijn met de basisfuncties. Omdat demografie en eisen per stad of overheid verschillen is het moeilijk om een gemiddelde kostprijs te bepalen. Afhankelijk van de grootte en de gevraagde functies kunnen de prijzen variëren van €5.000 voor de kleinste gemeenten op een basisproductplan, tot het tienvoudige voor grotere steden die het platform organisatiebreed moeten implementeren en integreren.

Dit kan een hoge kost lijken, maar als we het vergelijken met het aantal bereikte burgers lijkt het een stuk redelijker. Als we rekening houden met de kosten van de jaarlijkse licentie, de tijd die medewerkers aan het platform besteden en de extra communicatiekosten, schatten we dat een betrokkenheid op het platform (een commentaar, een like of een stem) ongeveer €2,50 kost. Dit is bijna 8 keer minder dan de input die traditioneel verzameld werd via de stadsvergaderingen.

Naast een lagere kost van individuele acties zouden platformen ook efficiëntie moeten verhogen en op de lange termijn kosten moeten besparen. Zonder geïntegreerde analysemogelijkheden besteden ambtenaren nog steeds veel tijd aan vervelende handmatige klussen, waardoor de kosteneffectiviteit afneemt en nuttige feedback verloren gaat in het proces.

Verhoogde efficiëntie is een van onze belangrijkste succesfactoren bij CitizenLab. De geïntegreerde machine-mogelijkheden van het platform helpen ambtenaren bij het verwerken van inzichten. Automatisering van de manuele taken (zoals het tellen, classificeren en groeperen van ideeën) verhoogt de efficiëntie en bespaart tijd én geld. Op de lange termijn kunnen overheden die middelen toewijzen aan andere projecten, wat de burgers nog meer ten goede komt.

De opkomst van digitale tools heeft de kosten van burgerparticipatie drastisch verlaagd. De vraag naar betrokkenheid en grotere transparantie neemt gestaag toe, en participatieprojecten zijn nu binnen handbereik voor steden van alle groottes, ongeacht hun budget. Hoewel burgerparticipatie op het eerste gezicht duur kan lijken, wegen de voordelen en besparingen op lange termijn op tegen de initiële investering. Tijd om aan de slag te gaan!

There are currently no comments.