Bij CitizenLab geloven we dat een combinatie van synchrone en asynchrone participatiemogelijkheden voor processen van goede kwaliteit zorgen. Voordat COVID-19 de wereld op zijn grondvesten deed schudden, vonden deze synchrone gelegenheden meestal offline plaats.
Publieke inspraaksessies, inloopavonden, focusgroepen en burgerpanels werden bijna uitsluitend georganiseerd in de vorm van fysieke evenementen. Het afgelopen jaar heeft echter aangetoond dat we dit kunnen – en moeten – herzien.
Hoe technologie workshops heeft verrijkt
Als reactie op de eerste lockdown en sociale distantiëringsmaatregelen in de strijd tegen de pandemie hebben we onze online workshopmodule ontwikkeld: een tool om diepgaande, live discussies online te hosten. Door van eenvoudige polls naar een meer constructieve dialoog te gaan – waaronder interactieve elementen zoals stemmen en het in realtime verzamelen van ideeën – kan je virtueel relaties en vertrouwen opbouwen met je community.
Hoewel deze workshops niet alle persoonlijke discussies mogen te vervangen, maken ze het mogelijk om vaker discussies te voeren die toegankelijk zijn voor mensen die traditioneel minder deelnemen aan fysieke evenementen, zoals werkende ouders. Het betekent ook dat je meer mensen kan bereiken en beslissingen kan nemen met beter zicht op wat er écht speelt bij je inwoners.
Wat we tot nu toe hebben geleerd
500+ workshops later, hebben we veel geleerd over hoe je goede – en slechte – online participatiebijeenkomsten leidt. Een aantal van de belangrijkste bevindingen zijn:
- 87% van de workshops is gericht op het bereiken van gezamenlijke aanbevelingen voor oplossingen. De overige 13% richt zich op het beter in kaart brengen van de behoeften van de inwoners.
- 70% van de workshops maakt deel uit van een groter participatieproces, wat betekent dat er andere participatiefasen en gelegenheden zijn over hetzelfde onderwerp.
- 36% van de workshops ging over mobiliteit. Aangezien CitizenLab vooral samenwerkt met lokale overheden, is het geen verrassing dat dit het populairste thema is onder de inwoners. Ruimtelijke ordening en klimaat delen de tweede plaats.
- 80% van onze workshops hebben als doel om enerzijds informatie te delen, anderzijds om met deelnemers te brainstormen en oplossingen te vinden(zie hieronder meer hierover). Er zijn ook polls en interactieve leersessies georganiseerd via de workshop tool.
Wat betekent dit voor jou?
Benieuwd hoe workshops jouw eigen initiatieven op het gebied van burgerparticipatie kunnen ondersteunen? Hier zijn de vier belangrijkste soorten workshops die zijn geïmplementeerd op ons platform en wat je ermee kan bereiken.
1. Brainstormen en oplossingen identificeren
Een online workshop is het ideale format om verschillende mensen rond de tafel te krijgen en te laten overleggen over een (aantal) onderwerp(en). Het diamantmodel voor workshops leidt een discussie tot een gezamenlijke conclusie. Dit gebeurt over het algemeen in 3 stappen:
- Eerst bedenken de deelnemers ideeën of keuzes voor een oplossing.
- Vervolgens evalueren alle deelnemers de voorgestelde oplossingen door erover te stemmen.
- Ten slotte worden de beste keuzes besproken en wordt er samen een conclusie getrokken.
Voorbeeld: De stad Hillerod (Denemarken) heeft haar inwoners betrokken bij een herontwikkelingsproject. Eerst werden de plannen gepresenteerd en werden de bewoners uitgenodigd om hun mening te geven. Daarna reageerden ze op wat de bewoners te zeggen hadden. Zoals je in de schermafbeelding hieronder kan zien, was de workshop goed gestructureerd – opgedeeld in 7 fasen zodat iedereen duidelijk begreep wat ze konden verwachten, en wanneer. Deze transparantie vermindert het risico dat één deelnemer de vergadering kaapt met alleen zijn mening, en helpt de flow in het proces te houden.
2. Informatie delen
De eerste stap op de participatieladder, en een eerste vereiste voor goede participatie, is het delen van informatie. Iedereen moet begrijpen waar het participatieproces over gaat voordat ze kunnen deelnemen. Dit is vooral belangrijk voor groepen inwoners die vaak buiten het participatieproces worden gehouden, zoals jongeren.
Voorbeeld: INJUV, het Chileense nationale instituut voor de jeugd, heeft sinds een paar jaar het Creamos-programma. Het programma is gericht op jongeren tussen de 15 en 29 jaar die gemotiveerd zijn om kleine of middelgrote veranderingen teweeg te brengen. Het doel is om hen aan te sporen innovatieve ideeën voor te stellen voor problemen in hun community. Ze hebben onze online workshop-tool gebruikt om de jongeren te informeren over hoe ze een aanvraag kunnen doen en hoe ze hun oplossing kunnen opschalen. Dankzij het gebruik van op maat gemaakte breakout ruimtes konden ze meer dan 300 deelnemers tegelijk betrekken.
3. Ideeën verfijnen met behulp van polls
Vaak wordt een diamantproces (zoals in punt 1 beschreven) gespreid over een paar participatiesessies en -fasen. Soms moet je snel een idee krijgen van wat je inwoners denken, moet je een beslissing nemen, of wil je je workshop interactiever maken – polls komen in deze gevallen goed van pas. Hoewel je polls kan inzetten voor efficiënte besluitvorming, is het belangrijk om te onthouden dat je ze het best gebruikt als onderdeel van een groter participatieproces, zodat er meer interactie mogelijk is op andere niveaus.
Voorbeeld: De stad Zottegem (België) heeft haar inwoners geraadpleegd over een nieuw mobiliteitsplan. Ze organiseerden een aantal workshops om knelpunten en mogelijkheden te identificeren. Onze workshop-tool stelde hen in staat om hun mobiliteitsplan op te splitsen in deelonderwerpen, zoals fietsen, met polls waarin vragen werden gesteld over eerder geïdentificeerde knelpunten. Door in deze fase gebruik te maken van polls, konden ze nuttige gegevens verzamelen om punten in hun plan verder uit te werken.
4. Interactief leren
Je kan de workshop-tool ook gebruiken om nieuwe vaardigheden aan te leren of een ingewikkeld concept verder uit te leggen aan verschillende soorten belanghebbenden. Deze interactieve stijl, met verschillende mogelijkheden om het publiek te betrekken, helpt mensen tegemoet te komen wat hun leerstijl betreft – of ze nu liever luisteren, deelnemen aan discussies, of schriftelijke bijdragen leveren.
Voorbeeld: De gemeente Dongen (Nederland) organiseerde een interne workshop over ‘Data dag inkomen’ om het inzicht in en de kennis over de financiële situatie van de gemeente te vergroten. Er waren zelfs kleine quizzen om iedereen betrokken te houden.
Burgerparticipatie op een hoger niveau
We weten dat er niet één stijl bestaat die bij iedereen past. In feite bieden de meest robuuste burgerparticipatieprojecten meerdere mogelijkheden en manieren om deel te nemen. Virtuele workshops helpen om aan deze behoefte te voldoen door live, interactieve en diepgaande gesprekken mogelijk te maken over de onderwerpen die het belangrijkst zijn voor jouw stad of gemeente en jouw inwoners.
De toekomst van burgerparticipatie gaat verder dan alleen overleggen tijdens fysieke bijeenkomsten, en tools zoals onze workshopfunctie stellen je nu in staat om je inwoners tegemoet te komen.
