Steden en gemeenten zijn dagelijks op zoek naar manieren om hun burgers te betrekken bij beleid en besluitvorming. Niet zelden gebruiken ze daarbij online toepassingen. Maar hoe installeer je zo’n toepassing in je dagelijkse werking en organisatie, binnen het radar van reeds bestaande besluitvormings- en overlegprocessen? Hoe betrek je niet alleen de burgers, maar ook je eigen administraties? En hoe ver reikt de rol van mensen die niet voor de gemeente werken? Hier lees je wie wat doet bij een goed intern werkproces.

Wie moet betrokken zijn bij het interne proces? Hoe zijn de taken van de verschillende stakeholders verdeeld? Hoe betrek je je interne stakeholders? Wat is ieders workload? Wie is wie? Wie doet wat? 

Onderstaande afbeelding toont wie er op welke manier is betrokken bij een organisatiebreed inspraakplatform. Niet iedereen heeft uiteraard dezelfde taken en de workload is goed verdeeld, maar het is wel belangrijk om de verschillende rollen te kennen en te benoemen.

CitizenLab

De projectmanager en specialist online participatie bij CitizenLab is het centrale aanspreekpunt buiten de (gemeentelijke) organisatie. Hij/zij is de eerste contactpersoon van de projectleider en biedt 100% ondersteuning van bij de opstart van het platform en is altijd beschikbaar voor online ondersteuning van de verschillende stakeholders binnen de organisatie.


Politiek: beleids- of bestuursverantwoordelijken

Om tot een gedragen en succesvol proces te komen, is het belangrijk dat het platform de nodige politieke steun krijgt. Niet alleen financieel, maar ook moreel en communicatief. Een burgemeester, wethouder (NL) of een schepen of algemeen directeur (BE) zal dan misschien niet direct altijd actief betrokken zijn bij de concrete invulling van het platform, het is heel belangrijk dat zij bekend zijn met het platform, het platform of een specifieke invulling mee communiceren en alles mee op de agenda houden.

Misschien bestaat er binnen de gemeente wel een nota rond burgerparticipatie of participatiebeleid of heeft de meerderheid zich eerder al uitgesproken over het belang van bewonersinspraak? De beleidsverantwoordelijke is degene die de link met het online platform legt. Bij de lancering van het platform en (bvb.) om de 3 maanden krijgen alle politici van de superadmin een update (tussentijds evaluatie, feedback) in hun mailbox, zo blijft het voor hen concreet.  

  • Taak: account aanmaken op het platform, achterban en (gemeente)raad informeren
  • Interessant: het doel van gestructureerde inspraak is het versterken van het beleid en meer draagvlak creëren voor politieke besluitvormingsprocessen, een beleidsverantwoordelijke heeft er dus belang bij het platform op te volgen
  • Workload: geen extra workload bovenop dagelijkse werking


Afdelings- of departementshoofd

In tegenstelling tot een projectmoderator, hoeft een afdelingshoofd niet per se actief te zijn (bvb. set-up of moderatie) op het platform, maar het is wel belangrijk dat hij/zij is betrokken blijft de input die er binnen zijn/haar project of beleidsdomein. Een projectmoderator rapporteert aan zijn/haar afdelingshoofd, die bekijkt of de input ingepast kan worden in bestaande beleid/budget of misschien nieuwe inzichten geeft. Tussentijdse resultaten of feedbackmomenten kunnen georganiseerd worden in de schoot van een overleg tussen afdelingshoofden of het managementteam (BE).

  • Taak: inloggen op het platform, projectmoderatoren aansturen, platform agenderen
  • Workload: minimaal, informatieplicht
  • Interessant: beleidspecifieke zaken kunnen onmiddellijk afgetoetst worden met het departementshoofd en hoeven niet direct langs de superadmin te passeren
  • Voorbeeld: afdelingshoofd groene ruimte, cultuurfunctionaris, lid van het MAT, …

Projectleider / superadmin

De centrale persoon binnen de gemeentelijke administratie en de eerste contactpersoon van CitizenLab. Hij/zij krijgt 100% ondersteuning en begeleiding van CitizenLab, zorgt ervoor dat de beleidsverantwoordelijken betrokken blijven en stuurt de afdelings- of departementshoofden aan. De superadmin nodigt projectmoderatoren uit op het platform en toont hen hoe ze hun eigen projectpagina kunnen inzetten.

  • Taak: strategie bepalen, eerste setup met CItizenLab, beleidsverantwoordelijke(n), afdelingshoofden en projectmoderatoren uitnodigen op het platform (via ‘Uitnodigingen’)
  • Workload: 1 uur/week (iets meer bij opstart, minder naarmate platform leeft)
  • Interessant: als superadmin hoef je dus niet àlle projectpagina’s op het platform te beheren. Je delegeert, behoudt het overzicht en stuurt met de hulp van CitizenLab bij waar nodig.

Communicatiedienst of -verantwoordelijke

Een succesvol platform staat of valt met een goede communicatie, zowel bij de lancering als doorheen het hele proces. Het platform moet dus zijn ingebed in de bredere communicatiestrategie en moet altijd worden opgenomen in bestaande communicatiekanalen (website, infomagazine, huis-aan-huis-blad, social media,…). De communicatieverantwoordelijke bepaalt samen met de projectleider en met CitizenLab hoe en wanneer dit gebeurt. Soms kan het platform ook het uitgelezen kanaal zijn om een geplande campagne mee te ondersteunen.

  • Taak: platform een plaats geven op de website van de gemeente, artikels en feedback vragen aan superadmin of projectmoderatoren, evaluatie platform in content kalender van gemeentelijke communicatie opnemen
  • Workload: halfuur/week ( één uur/week bij de opstart en strategiebepaling)
  • Interessant: het platform is niet NOG een communicatiekanaal dat moet worden onderhouden. Het platform is er in eerste instantie om bestaande communicatie te versterken. Een artikel op de website én een pagina op het platform is niet nodig. Het platform biedt alle mogelijkheden om een campagne of event te communiceren en mensen te betrekken.

ICT-dienst of -verantwoordelijke (of websitebeheerder)

Bij de opstart van een platform is het handig om even te kunnen rekenen op de hulp een IT-persoon binnen je organisatie. CitizenLab heeft bij de opstart van een platform even contact nodig met de persoon die instaan voor de configuratie van een domeinnaam of het instellen van een doorverwijzing. De tussenkomst is ook nodig wanneer op de website van de gemeente de koppeling moet worden gemaakt met het inspraakplatform (bvb. via een widget of een extra button)

  • Taak: het inspraakplatform technisch koppelen aan de gemeentelijke IT, met de hulp van de developers van CitizenLab
  • Workload: éénmalig bij de opstart van het platform.
  • Interessant: niet alle gemeentes hebben en volwaardige IT-dienst en soms is het ook de communicatieverantwoordelijke die instaat voor het beheer van de website.

Projectmoderator (intern)

Zijn de actieve spil van het platform en hebben één welomlijnde taak: zijn/haar projectpagina opzetten en onderhouden. De projectmoderator bepaalt bij de opzet de focus van alleen zijn/haar proces (doelstelling, tijdslijn, doelpubliek, proces …) en krijgt hierbij de nodige vrijheid. Een projectmoderator vult dus een projectpagina in naargelang wat er op korte of lange termijn beoogd wordt binnen zijn/haar werking. Hij/zij kan binnen zijn project reageren en modereren, de interactie aangaan. Eén project kan verschillende moderatoren hebben. Een platform kan zoveel projectmoderatoren hebben als nodig. Projecten kunnen actief zijn, maar ook tijdelijk onzichtbaar gezet worden.

  • Taak: projectpagina vormgeven, doelpubliek betrekken, input naar beleidsverantwoordelijke brengen
  • Workload: afhankelijk van de tijdslijnsfase en de mate van participatie variërend van 0 tot 2 uur/week.
  • Interessant: een projectmoderator kan zijn/haar projectpagina gebruiken om permanente input te verzamelen, om een tijdelijke consultatie te organiseren (bvb. enquête, ruimtelijk plan, scenarioplanning, verzamelen reacties of stemmen), maar ook gewoon om doelpubliek te informeren (bijvoorbeeld over een nieuw plan of voorstellen).
  • Voorbeeld: cultuurfunctionaris, ruimtelijk planner

Projectmoderator (extern)

Verschillend van de interne projectmoderatoren omdat ze niet werkzaam hoeven te zijn binnen de gemeentelijke administratie. Dit kunnen vrijwilligers zijn van een een advies-, wijk- of dorpsraad of mensen van een organisatie die op zoek zijn naar een plaats waar ze interactie kunnen aangaan met hun publiek. Een externe projectmoderator maakt liefst met de superadmin afspraken over hoe ze het platform gebruiken.

  • Workload: idem interne projectmoderator
  • Interessant: een super admin kan een externe projectmoderator online uitnodigen en deze kan direct aan de slag met de Online Opstartgids. Niet alle gemeentes wensen dat burgers zich het platform toeëigenen, anderen wel.

Gebruikers (nl. bewoners, burgers, leden, studenten, organisaties)

De mensen die zich registreren op het platform. Dat kan ten persoonlijke titel, maar bijvoorbeeld ook met een profiel van de organisatie, de raad, de wijk, … die ze vertegenwoordigen. Voor andere gebruikers is alleen de gebruikersnaam zichtbaar.

Nog enkele handige tips:

  • Bepaal op voorhand waar je wilt dat de besluitvorming wordt beïnvloed, welke noden je gaat invullen
  • Maak op voorhand de juiste afspraken en bepaal je doelstellingen (gedeelde Afsprakennota). Hergebruik hiervoor zeker bestaande nota’s of afspraken.
  • Een platform helpt je bij de ondersteuning van je beleid. Het is geen extra werk, maar een ondersteuning van je werk
  • Bepaal bij de start wie de stakeholders zijn en begrens hun takenpakket
  • Neem initiatief en toon aan de stakeholders hoe een online inspraakplatform bestaande processen kan versterken
There are currently no comments.