De lancering van een participatieplatform kan een aanzienlijke impact hebben op de rest van je participatieproject. Toch wordt dit vaak over het hoofd gezien door een gebrek aan tijd of andere middelen.

Dit artikel is een fragment uit onze communicatiekit voor steden en gemeenten.

Om zoveel mogelijk burgers te kunnen bereiken en zoveel mogelijk verschillende stemmen te kunnen representeren is het belangrijk dat digitale platforms actief aan burgers worden gepromoot. Een succesvolle lancering hangt namelijk niet af van een gigantisch budget of een groot team. Je komt al een heel eind met sociale media en e-mails.

Hier vind je een praktisch overzicht van hoe je een platform kunt promoten, ongeacht de grootte en het budget van je stad, op basis van onze ervaring met meer dan honderd steden en overheden.

Leidende principes: duidelijkheid, continuïteit, diversiteit

De communicatie voor een burgerparticipatieproject berust op drie basisprincipes: duidelijkheid, continuïteit en diversiteit.

Ook al is er veel informatie te delen, probeer je te concentreren op het essentiële: Waarom zouden burgers moeten deelnemen en hoe zouden ze dat moeten doen? Een eenvoudige oproep tot actie en een duidelijk waardevoorstel zullen helpen om de boodschap te doen opvallen. Dit is vooral belangrijk in korte berichten die je deelt op sociale media en in print.

Eens je een duidelijke boodschap hebt gedefinieerd, verspreid deze dan via verschillende kanalen. Dit zal je helpen om de bekendheid van het platform te vergroten en verschillende doelgroepen te bereiken. Houd er rekening mee dat een eenduidige boodschap niet betekent dat je niet anders moet communiceren over de kanalen heen. Pas steeds de toon en lengte van je communicatie aan naargelang de kanalen van je keuze.

Tot slot, continuïteit is ervoor zorgen dat je regelmatig met burgers communiceert. Als de lancering eenmaal voorbij is, is het belangrijk om de burgers op de hoogte te houden van wat er met de platforms gebeurt en waar de ideeën naartoe gaan.

Belangrijke kanalen

Na het lanceren van meer dan honderd platforms met steden en lokale overheden kunnen we stellen dat we een gouden formule hebben gevonden. Wat het beste werkt is een combinatie van e-mail, direct webverkeer en sociale media.

1. Direct webverkeer

Direct webverkeer is meestal de belangrijkste motor van websitebezoeken. Je wilt er dus zeker van zijn dat er goed naar het platform wordt verwezen en dat het gemakkelijk vindbaar is voor burgers die het zoeken in zoekmachines. Houd er rekening mee dat de zoekpositie van websites stijgt wanneer ze relevante trefwoorden gebruiken. Het is daarom nuttig om woorden als “burgerparticipatie” of “burgerbegroting” (indien relevant) op prominente plaatsen op de website te gebruiken. Tot slot, hoe meer webpagina’s naar je website linken, hoe beter de ranking wordt. Zorg ervoor dat je op je eigen website en die van eventuele partners links naar het platform toevoegt.

2. Mailcampagnes

E-mail is het kanaal dat de meeste engagement genereert. Aangezien burgers de stad vertrouwen en herkennen zijn de openingspercentages hoog en kunnen de e-mails veel verkeer naar de platforms brengen. Burgers die via e-mail naar het platform komen zijn ook meer geneigd om een account aan te maken en te interageren met het platform.

Denk aan de e-maillijsten die je al hebt. Stuur je een nieuwsbrief, waarin je het platform kunt introduceren? Heb je al een lijst samengesteld van burgers die geïnteresseerd zijn in participatie via andere projecten, naar wie je nu een uitnodiging zou kunnen sturen voor je nieuwe project? Voordat je e-mails verstuurt, moet je er zeker van zijn dat de burgers die op deze lijsten staan vooraf toestemming hebben gegeven om gecontacteerd te worden.

De e-mailcampagnes mogen niet eenmalig zijn. Ze kunnen gebruikt worden om de lancering te promoten, maar ook om de burgers op de hoogte te houden en de resultaten te promoten. Steden die enkele weken na de lancering al communiceren over de voorlopige resultaten zien meestal een nieuwe golf van accountcreaties. Zo slaagde de stad Kortrijk erin om de deelname een tweede duwtje in de rug te geven door enkele weken na de eerste golf van resultaten te communiceren over de eerste resultaten.

Goed om te weten: je kan contacten importeren in je CitizenLab platform, en uitnodigingen rechtstreeks vanuit je admin dashboard versturen. Je kan ook gemakkelijk contact opnemen met alle deelnemers om hen op de hoogte te brengen van updates of resultaten. Neem contact op met je projectmanager voor meer informatie!

3. Sociale Media

Als je stad actief is op sociale media, raden we je zeker aan om het platform via je kanalen te promoten. Door strategisch na te denken over je kanalen en je boodschap kan je met weinig tot geen budget al een grote impact hebben!

De eerste stap is om na te denken over de kanalen waar je je je op gaat richten. LinkedIn richt zich op professionele doelgroepen, Instagram heeft jongere gebruikers die zich focussen op imago, Twitter is voor direct nieuws, en Facebook heeft een oudere doelgroep en is een goede plek om informatie en evenementen te delen. Veel gemeenschappen communiceren al met elkaar via Facebook-groepen: denk aan buurtverenigingen, wijkbewoners of gewoon inwoners van de stad…. Informatie over het platform in deze gerichte groepen plaatsen kan helpen om van deze gebruikers ambassadeurs te maken.

De tweede stap is nadenken over de berichtgeving. Berichten die een duidelijke meerwaarde hebben stimuleren meer verkeer. We raden aan om specifieke projecten onder de aandacht te brengen, dingen ter stemming of debat te stellen, en ideeën van burgers te delen.

Denk tenslotte aan gesponsorde advertenties! Targeting kan je helpen om specifieke leeftijds- of belangengroepen in afgebakende geografische gebieden te bereiken. We hebben geleerd dat dit helpt om de bekendheid van het platform te vergroten en het verkeer naar de site te stimuleren.

Wat met de rest?

Deze kanalen zijn de ideale startplaats als tijd en middelen beperkt zijn. Maar er zijn nog tal van andere opties! Vergeet de traditionele pers niet: lokaal nieuws zal graag de lancering van een platform belichten, en kan een goed kanaal zijn om zichtbaarheid te krijgen. Misschien kunnen ze ook gratis advertentieruimte voor het platform aanbieden.

Blogs en influencers zijn ook een geweldige manier om de zichtbaarheid te vergroten. Als je een raadpleging start over een school of een park, kan dat bijvoorbeeld interessant zijn voor een blog die schrijft over gezinsactiviteiten of onderwijs in de regio.

Tot slot, denk aan offline manieren! Het promoten van het platform op offline evenementen helpt om burgers te bereiken die niet altijd online te vinden zijn. Om offline burgers naar het platform te brengen kan je de URL delen op buurtbijeenkomsten of gemeenteraden, en toevoegen aan het drukwerk dat je verspreidt. Denk aan gedrukte nieuwsbrieven, flyers op openbare plaatsen zoals bij het onthaal, in de bibliotheek, stickers in het lokale café… Er zijn zeer interessante cases van steden die online en offline communicatie combineren om ouderen te betrekken en zo komen tot een écht representatieve participatie – zie het artikel over de platformlanceringen in Mol en Temse.

Finale checklist

  • Is je website makkelijk te vinden? Kies een memorabele URL en gebruik relevante trefwoorden in de titels. Je krijgt bovendien een betere ranking in zoekmachines als andere websites naar jouw site linken.
  • Is je boodschap duidelijk gedefinieerd? Begrijpen burgers waarom het belangrijk is om deel te nemen? Welke actie wil je dat ze ondernemen?
  • Wie zijn de partners die je kunnen ondersteunen? Een link naar het platform op hun website zetten, het schrijven van een persartikel, het integreren van het platform in hun nieuwsbrieven… lokale partners kunnen je helpen om een breder publiek te bereiken.
  • Heb je follow-ups gepland?

Voor de volledige gids over hoe je je participatieplatform lanceert, download hier onze gratis communicatiekit of ga naar ons kenniscentrum.

There are currently no comments.