De reden waarom zoveel steden en gemeenten gebruik maken van digitale platformen? Een besluitvormer streeft altijd naar een zo groot mogelijke transparantie, inclusiviteit en responsiviteit.
Dat is niet alleen zo bij het dagelijks politieke werk op het terrein, in de gemeenteraad of in andere bestuursorganen, maar ook online is dat een streefdoel.
Ken de context en bereid alles goed voor. © CitizenLab
Politici hebben doorgaans een eigen Facebook-pagina en krijgen ook ruimte in de gemeentelijke online communicatiekanalen (sociale media, nieuwsbrief, website, …). Maar ze hebben ook een plaats nodig waar ze online en op een gestructureerde en transparante manier aan politiek kunnen doen, waar ze in interactie kunnen gaan met hun burgers en doelpubliek.
Zo’n nieuwe politieke ruimte voldoet wel best aan een aantal voorwaarden. CitizenLab somt hier de 7 belangrijkste op.
1 • Formuleer je doelstelling concreet
2 • Communiceer helder en geef alle informatie
3 • Ga in interactie en geef feedback
4 • Bepaal de juiste drempels
5 • Bed je proces in je brede communicatiestrategie in
6 • Leg de link met het terrein
7 • Bouw continuïteit in
Lees hieronder bij elke voorwaarde waar je moet op letten. Begin dus niet aan een online participatieproces als je niet aan deze voorwaarden kan voldoen.
1 • Formuleer je doelstelling concreet
Wanneer je participatie organiseert, zeg dan waarom en wàt je wilt bereiken. Leg uit wat de spelregels zijn. Is er een concreet besluit waar je naar kunt verwijzen? Is er budget voorhanden?
Formaliseer je traject en zorg voor politieke gedragenheid. Hoe gaan de resultaten vertaald worden naar het beleid? Formuleer een duidelijk antwoord op deze vragen voor je van start gaat. Ook al is dat niet altijd direct mogelijk, communiceer toch wat je kunt. De formulering kan nog veranderen doorheen het proces. Maar op los zand bouw je geen huis. Zonder doel of proces geen participatie.
Dat bepaalde beslissingen al genomen zijn, hoeft geen probleem te zijn. Baken gewoon goed de grenzen af van waarover geparticipeerd kan worden.
2 • Communiceer helder en geef alle informatie
Zorg ervoor dat het duidelijk is wie er moet deelnemen en pas je boodschap aan de doelgroep aan. Maak ook duidelijk wie er aan de knoppen zit, wie verantwoordelijk is. Door dit van bij het begin duidelijk te communiceren, stel je de verwachtingen scherp, zowel bij de burgers, maar ook bij collega’s, ambtenaren en politici, die ook graag duidelijk weten wat hun rol is.
Verkozenen hebben wel degelijk het laatste woord. Zij organiseren en bewaken het deliberatieve proces. Ze nemen de beslissing als er geen consensus is. Een uiteindelijke beslissing kan ook afwijken van de resultaten van een proces. Opnieuw, zolang er maar duidelijk over wordt gecommuniceerd, ook wanneer er bijvoorbeeld een uitkomst wordt genegeerd.
Gebruik laagdrempelige en visuele communicatiemiddelen, zoals een tijdslijn of infografieken. Wanneer is input mogelijk, wanneer niet meer? Wanneer worden de resultaten doorgegeven en aan wie? Wanneer komen de resultaten op de agenda van afdelingshoofden, het college of de gemeenteraad, … ?
3 • Ga in interactie en geef feedback
Zorg ervoor dat er in je proces een zogeheten ‘feedback loop’ zit ingebouwd. Laat weten wanneer je feedback gaat geven, of wanneer een reactie kan worden verwacht. Laat zo snel mogelijk weten wat er met de input gebeurt. Geen interactie = geen participatie
Is een idee onontvankelijk of relevant? Reageerde iemand naast de kwestie of ongepast, laat dit ook weten. Dit soort automatische mechanismen zijn ingebouwd in een digitaal platform.
Breng je doelpubliek op de hoogte wanneer je proces een nieuwe fase ingaat. Deze communicatie kan in de handen liggen van een neutrale moderator (offline en/of online). Iemand die geen belangen moet verdedigen kan veel gemakkelijker de tegenstellingen overstijgen en een positief en constructief klimaat creëren.
4 • Bed je proces in een bredere communicatiestrategie in
Een platform lanceren is één ding, maar het bestaan ervan communiceren is iets anders. Hiervoor is de expertise en tijdsinvestering nodig van een communicatiedienst, ofwel van de organisaties of diensten die de doelgroep goed kennen.
Communicatie is maatwerk. Soms werkt een bewonersbijeenkomst beter, soms een online bevraging. Zoek naar de juiste combinatie, maak van bij het begin een planning op en stuur bij wanneer nodig.
5 • Bepaal de juiste drempels
Laagdrempelig zijn betekent niet dat je àlle input als relevant moet beschouwen. Door drempels in te bouwen (voor- en tegenstemmen, clustering van gelijkaardige input, voorstellen met een duidelijke gedragenheid…) bepaal je mee waarover je proces wel en niet kan gaan.
Een online tool gaat er slecht uitgewerkte, irrelevante of misschien zelfs kwetsende input automatisch uitfilteren. Dat is nodig om je kwaliteit te bewaken.
Investeer in het clusteren en analyseren van de input. Je kunt dat manueel doen, maar het voordeel aan een online tool, is dat dit grotendeels automatisch kan gebeuren.
6 • Leg de link met het terrein
Online inspraak gaat hand in hand met de inspanningen die op het terrein gebeuren. Veel communicatie en interactie met bewoner blijft offline gebeuren. Zelden zal een online proces alleen volstaan, net zoals dat je met een offline bijeenkomst alleen niet altijd de beoogde doelgroep bereikt.
Kondig zeker offline activiteiten aan op het online platform. Is er iets gezegd op een gemeenteraad of in een commissie? Deel deze informatie dan ook online. Kun je niet alles zelf doen? Middenveld- of andere intermediaire organisaties kunnen een belangrijke spil vormen, vooral op een online platform. Die verwevenheid maakt je proces inclusiever en meer gedragen.
Importeer ideeën van een informatie-avond op het online platform, zodat afwezigen kunnen meediscussiëren, stemmen of reageren. Face-to-face ontmoetingen hebben vaak een grote impact voor de sociale cohesie, maar ook voor de kwaliteit van de resultaten van je proces: mensen luisteren makkelijker naar als ze elkaar fysiek ontmoeten.
7 • Bouw continuïteit in
De persoon die je wilde bereiken met je aankondiging of boodschap was misschien net naar de andere kant aan het kijken of werd afgeleid toen hij/zij je oproep aan het lezen was. Bouw dus continuïteit in! Post een oproep gerust 3 of zelfs 5 keer. Contacteer je doelgroep niet alleen bij de opstart.
Communiceer daarom op ieder relevant interactiemoment: bij de lancering van je online proces, over de start van projecten, tot de feedback over finale beslissingen en resultaten. Herhaal je boodschap regelmatig en werk je strategie uit op lange termijn. Het is ook helemaal niet erg dat je je processen bijschaaft doorheen het proces.
Het volstaat niet om één keer aan te kondigen dat er een online proces loopt. Communicatie is heel vluchtig. Herhaal je boodschap verschillende keren.
