Der Start einer erfolgreichen Beteiligung sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Es ist wichtig, dass bereits vor Beginn der E-Partizipation alle Beteiligten am Tisch sitzen, um klar zu sagen, welche Erwartungen sie haben und welche Hebel zur Erreichung der Ziele eingesetzt werden. Selbst wenn es offensichtlich klingt, ist es nicht einfach, einen gemeinsamen Raum und ein gemeinsames Format zu finden, um all diese Informationen zu notieren.

Bei CitizenLab stehen wir Ihnen bei jedem Schritt zur Seite, wenn Sie sich für eine Online-Bürgerbeteiligungsplattform entscheiden. Und der wichtigste aller Schritte ist zweifellos der erste. Aus diesem Grund haben unsere Engagement-Spezialisten einen Rahmen entwickelt, der den Kommunalverwaltungen (vor allem der Öffentlichkeitsarbeit und dem Bürgermeisterbüro) und ganz allgemein den Nutzern unserer Beteiligungsplattform helfen soll. Wir haben dieses Tool CitizenLab E-Partizipations-Überblick genannt.

Die Zielsetzungen des E-Partizipations-Überblicks

  • Brainstorming zusammen: Das Füllen des Überblicks ist ein guter Moment für die Beteiligten, um darüber nachzudenken, was sie wollen, was das Endziel des Projekts ist und wie sie dorthin gelangen.
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick: Auf lange Sicht, und sogar Wochen nach dem Start, ist es immer nützlich, auf einen Blick alle Kräfte in Aktion zu sehen, die während des Prozesses in Aktion sind, wie Ihre Engagementhebel oder geplante Risiken und Barrieren. Bei CitizenLab nutzen unsere Engagement-Spezialisten es als Unterstützung, wenn sie sich mit Behörden treffen, die unsere Plattform nutzen, um zu sehen, wie sie die Ziele erreichen.
  • Verschaffen Sie sich Transparenz und Verantwortlichkeit: Der Überblick trägt dazu bei, den Zweck der Konsultation klar zu machen, und auch, wer beteiligt ist und welche Ziele Sie verfolgen.

Die vielleicht wichtigste DIN A4 Seite für Ihre Bürgerbeteiligung

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Das Bild umfasst die vier verschiedenen Schritte der Bürgerbeteiligungsinitiative vom Start bis zur Bewertung:

1. Definieren

Die erste Spalte der Leinwand beantwortet zwei Fragen:

  • Warum brauchen Sie dieses Beteiligungsprojekt? (mit anderen Worten, was Ihre Bedürfnisse sind)
  • Was wollen Sie daraus machen? (mit anderen Worten, was Ihre ZIELE sind)

Dies sind die Schlüsselelemente, die den Beteiligungsprozess vorantreiben werden. In diesem Schritt konzentrieren wir uns eher auf die qualitativen Bedürfnisse und Ziele. Wir werden uns im vierten Schritt auf der Leinwand aufs Quantitative konzentrieren.

2. Erreichen

In der zweiten Spalte wird definiert, wer an beiden Enden der Plattform an den Projekten beteiligt ist:

  • Intern: Wer wird es täglich führen? (oder: wer die HAUPTADMINISTRATOREN sein werden)
  • Extern: Wen möchten Sie genau auf die Plattform bringen? (Das heißt: Wer ist Ihre Zielgruppe, wer ihr Publikum ist.)

Um ein maximales Engagement sicherzustellen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Ziele eindeutig geklärt sind.

3. Einbeziehen

Um die in der vorherigen Spalte genannten Personen effektiv zu involvieren, sollten Sie in der Lage sein, die folgenden Fragen zu beantworten:

  • Was ist das ERLEBNIS, das Sie anbieten möchten? Mit welchem ​​Tonfall möchten Sie Ihre Nutzer ansprechen? Wie sollte Ihre Bürgerbeteiligung aussehen, wie sollte sie organisiert sein? Entwerfen Sie die Erfahrung eher als Top-Down-Beratung? Oder möchten Sie lieber als Plattform dienen, um die Bürger bei ihren Initiativen zu unterstützen?
  • Welche KANÄLE planen Sie ein, um auf Ihre Initiative aufmerksam zu machen? Dies hängt eng mit der Beschaffenheit Ihres Ziels zusammen: Wenn Sie ein jüngeres Publikum erreichen möchten, sollten Sie versuchen, sich auf Online-Kanäle (wie E-Mails, Social Media-Kampagnen, Online-Display-Kampagnen, Ihre Website usw.) zu konzentrieren, damit sollte Ihre Reichweite breiter sein. Sie sollten eine Cross-Channel-Strategie entwickeln, die sowohl Online- als auch Offline-Kanäle umfasst (dies können beispielsweise Flyer, Poster, lokale Zeitungen, personalisierte Briefe, Veranstaltungen usw. sein). Bei Bedarf kann hier auch der Start neuer Kanäle entschieden werden. Brauchen Sie etwas Inspiration?

4. Messen

Um den Erfolg einer Bürgerbeteiligungsinitiative und insbesondere einer Online-Beteiligungsplattform zu bewerten, ist es sehr nützlich, vorab ein Kriterium festzulegen, anhand dessen die Initiative bewertet wird:

  • Welche METRIKEN werden Sie verwenden? Zum Beispiel die Anzahl der Stimmen, die Anzahl der Ideen, die Anzahl der Benutzer usw.
  • Was wird als allgemeines FEEDBACK erwartet? Dieser Teil kann auch später ausgefüllt werden.

Die fünfte und zusätzliche Phase des E-Partizipations-Überblicks läuft während des gesamten Beteiligungsprozesses und zielt darauf ab, die Beteiligungsinitiative auf lange Sicht nachhaltig erfolgreich zu machen:

5. Ausbauen

In diesem unteren Teil werden alle Elemente notiert, die während des gesamten Konsultationsprozesses berücksichtigt werden sollten:

  • die Gefahren: Seien Sie einen Schritt voraus und listen Sie die möglichen RISIKEN, BARRIEREN und MÖGLICHEN EINSPRUCH auf, die das Beratungsprojekt erfahren könnte, um proaktiv auf sie reagieren zu können, sollten diese Bedrohungen tatsächlich auftreten.
  • der Prozess: In PROZESS und NÄCHSTE SCHRITTE erklären Sie in ein paar Worten, wer die Ideen, wie und wann verarbeiten wird. Es kann helfen zu beurteilen, welche Ressourcen in jedem Moment benötigt werden.
  • WICHTIGE MEILENSTEINE: Hier können Sie wichtige Meilensteine der Initiative, Pressekonferenzen, Veranstaltungen usw. aufführen.

Abgesehen davon, dass der Überblick ein sehr nützliches Instrument ist, um den Rahmen des Projekts vorher festzulegen, ist es auch ein großartiges Mittel, um herauszufinden, ob Sie während des gesamten Bürgerkonsultationsprozesses Ihren Fokus wahren können. Also helfen Sie sich selbst und laden Sie die PDF-Vorlage herunter und halten Sie Ausschau nach Updates: Wir könnten bald eine aktualisierte Version entwickeln!

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